コールセンターシステムを選ぶ際の8つのポイント
1.発信と受信、どちらの業務がメインか
コールセンターの業務には、こちらから電話をかける発信業務(アウトバウンド)と、かかってくる電話に対応する受信業務(インバウンド)があります。使用する機材はそれぞれの業務で異なりますから、どちらの業務がメインとなるかで、選ぶべきコールセンターシステムが変わってきます。
例えばアウトバウンドがメインの場合は、自動で顧客に電話をかけるオートコールや、自動発信で顧客が出たときにオペレーターへつなぐプレディクティブ・ダイヤリングなどのシステムが、インバウンドがメインの場合は、オペレーターへ均等に電話を振り分けるACDなどのシステムが必要になります。
このようにコールセンターシステムを選ぶ際は、業務に応じたシステムがそろっているかどうかを比較の材料にしましょう。
2.望みに応じた機能が揃っているか
一口にコールセンターシステムといっても、使われる機能にはさまざまな種類があります。上で説明したオートコールやプレディクティブ・ダイヤリング、ACDの他にも、インターネットを利用した電話交換が可能なIP-PBXや、着信に自動音声で応答するIVRなど多岐にわたります。理想のコールセンター環境に応じた機能が揃っているかどうかは、コールセンターシステムを比較するうえで重要なポイントになります。
3.操作しやすいシステムか
「操作の利便性」もまた、コールセンターシステムを選ぶ際のポイントになります。コールセンターの業務は、1件ごとの電話をなるべく短時間ですませるのが理想です。その際システムが使いやすいほど、作業の効率も上がり1件ごとの時間も短縮できます。
そのためには、操作画面はなるべくシンプルで、理解しやすいものほどよいでしょう。逆に複雑で、見てすぐに操作法を飲み込めないようなシステムは効率的でないと言えます。多機能すぎて操作しづらいシステムは、コールセンターシステムを比較する際に除外した方がよいでしょう。
4.外部のシステムと連携可能か
最近では、自社の顧客に関する情報を蓄積したCRMシステム(顧客管理システム)を導入している会社も増えています。コールセンターシステムを選ぶ際は、こうした既存の外部システムなどと連携が可能かどうかという点も、重要なポイントになります。
例えばCRMとコールセンターシステムをつなぐことによって、新商品の売り込みを適切な顧客に向け素早く架電することができます。こうした業務の効率化は、コールセンターを運営する上で大きな効果を発揮します。また営業や管理部門などのシステムとの連携も考えられますから、なるべく拡張性の高いシステムを選ぶこともポイントです。
5.パッケージ型とクラウド型のどちらを選ぶか
現在多くのコールセンターシステムにおいて利用されているCTIシステムは、コールセンターの電話とパソコンをつないで、顧客情報を表示させたり、電話対応しつつ入力作業が行えるようにするシステムです。CTIシステムには2種類のタイプがあります。社内の電話と連携させるCTIの機器を、実際に取り付けるパッケージ型(設置型)と、機器の取り付けが不要なクラウド型の2つです。
パッケージ型は買い取りになり、初期費用が比較的高額になります。それに対しクラウド型は、機器を取り付ける必要がないので初期費用は抑えられます。しかし月額費用が割高になったり、機能が限られる場合があるなど、業務内容に適したCTIを選ぶ必要があります。
6.利用開始までの時間はどれくらいか
システムを導入して使えるようになるまでの日数も、コールセンターシステムを比較する基準になります。システムを提供している会社の中には、立ち上げまで最短で1日を謳っているところもありますが、コールセンターシステムを選ぶ所から実際の稼働までを考えると数週間程度かかります。
コールセンターの立ち上げは、システムを構築するだけで終わりではありません。まず業務内容に見合ったシステムの聞き取り、提案などを経て契約。その後システムの構築と同時に、マニュアルの整備や人材の確保・育成も進めます。そして運用開始となりますが、ここまでくるのには相応の時間が必要です。
当然、利用開始までの日数が短いほどコストが削減でき、メリットが多いのは確かです。なるべくシステムの構築を効率的に進められるところを選ぶようにしましょう。
7.想定する規模はどれくらいか
コールセンターといっても規模はさまざまです。オペレーターも数人単位の小規模なものから、巨大なフロアに数百人のオペレーターが並び、次々に業務をこなす大規模なものまであります。コールセンターシステムを選定するには、まず想定する規模を明らかにし、それに応じたシステムを選ぶ必要があります。
想定する規模に応じたシステムを選ぶことで、コストを抑えられるのはもちろん、スムーズな運営にも役立ちます。逆にあまり先のことを考えすぎ、機材や機能を増やしすぎるのは無駄が多く、効率的な運営の妨げとなります。
8.「通話品質」は担保されているか
実はコールセンターの成否を握る最大のポイントは、「通話音声の品質」にあります。さまざまな人と会話しなければならないコールセンターでは、時に通話が聞き取りにくくなる場合もあります。相手の話を聞き間違ったり、逆にこちらの話が聞き取りづらかったりすると、顧客にストレスを与え、のちのちトラブルに発展しかねません。コールセンターでは様々な方の電話に対応しますので、快適な通話状況を確保することはそういったトラブルを避けるため、非常に大事なポイントになります。
このように電話での通話がクリアに聞こえるかどうかは、コールセンターシステムを比較する上で何より重要な判断材料と言えます。
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