イベントや展示会ブースの装飾・設営で施工会社を一括見積もりで比較

成功するブース設営・運営のポイント

ブースの設営・装飾会社を選ぶ7つのポイント

展示会は、自社の商品を多くの人にアピールし、実際に売り上げにつなげたり、長期的なマーケティングに取り組む上でも大事な意味があります。そうした中で重要になるのが、ブースの設営・装飾会社をどのようにして選ぶかということでしょう。過去に展示会の経験がなかったり、以前の展示ブースに不満があるなどの場合は、新たに設営会社を選ばなくてはなりません。どの設営会社を選ぶかで、効果的な展示ができるかどうかも決まってきます。今回は、ブースの設営・装飾会社を選ぶ際にチェックしておきたい、7つのポイントについて解説しましょう。

1.ワンストップで対応してもらえる

展示会の出展にあたっては、いくつかの工程が必要になります。ブースの計画・デザインにはじまり、現場での施工、撤去にいたるまで、数段階の工程を経なければなりません。場合によっては、各工程を複数の業者に分けて発注することもあるでしょう。しかし、こうしたやり方では、作業が煩雑になり、余計な仕事が生じてしまうおそれがあります。それぞれの業者に対しての注文や打ち合わせが必要になりますし、各業者間の調整もしなければなりません。このような雑務に追われて、一番大事な展示効果の部分まで気が回らなくなってしまうこともあり得るでしょう。そこで、ブースの設営・装飾会社を選ぶにあたっては、各工程をワンストップで対応してもらえる会社がおすすめです。展示企画の段階から最後の撤去に至るまで、トータルで請け負ってもらえるので、作業も比較的スムーズに、無駄なく集中して取り組めるようになります。

2.直接発注できる業者

ブースの設営・装飾を依頼する際には、間に代理店や仲介業者を挟むというケースも多くあります。しかし、こうしたやり方は、無駄なやり取りやコストが発生してしまうため、できれば避けた方がよいでしょう。設営会社に依頼する際は、直接発注できる会社を選ぶことをおすすめします。直接発注することにより、相手との意思疎通がスムーズに行われ、さまざまな要望や細かい変更にも比較的柔軟に対応してもらいやすくなります。代理店を介したときのように、余計なマージンや認識のずれなどを招く恐れがないため、時間やコストを削減できるというメリットがあります。

3.アイデアの提案がある

ブースの設営・装飾会社を選ぶ際のポイントとして、「効果的なアイデアを提案してくれるか」という部分もあります。設営会社として、顧客の要望を忠実に実現するというのは当たり前のことですが、それ以外にもプラスアルファのアイデアや、アドバイスを提供してくれる会社は信頼できます。クライアント企業の要望をただそのまま形にするよりも、ちょっとした工夫を提案してくれたり、無駄な部分を削ってくれたりなどのアドバイスがもらえたほうが、より効果的な展示が見込めるでしょう。打ち合わせの段階などで、どれだけ積極的な提案がもらえるかについても、設営会社を選ぶ際に注意しておきましょう。

4.見積もりが明瞭

基本的なことですが、「見積もりが明瞭かどうか」という点も、ブースの設営・装飾会社を選ぶポイントとなります。見積もりの中に、根拠の不明瞭な金額などがないかどうか、きちんと確認しておかなくてはなりません。また、明細が書かれていなかったり、不当に安すぎる見積もりも要注意です。詳しい内訳が分からなければ、他社と比較できませんし、あまり安すぎる場合は、後で追加料金が発生する可能性もあるためです。まずは同じ条件を複数の設営会社に提示して、見積もりを取っておきましょう。それらを比較した上で、疑問や不審に思った点があれば、各業者に質問をしてみましょう。信頼できる業者であれば、細かい質問に対してもきちんと回答してくれるはずです。

5.目的の理解が深い

企業の展示会の目的は、必ずしも目の前の集客だけではありません。その先にある、企業ブランディングにつなげるということも、忘れてはならない目標です。もちろん、展示会で多くの人を集めることは大事ですが、そのためにむやみに派手な演出に走ったりするのは、返って商品や企業の価値を損なうおそれもあります。目先の集客のみに捉われるのではなく、商品や製品の価値を正しく知ってもらい、しっかりとしたブランド力を構築していくということも重要なポイントです。このような大きな目標をきちんと理解し、それを踏まえた企画やデザインを提案してくれる設営会社であれば、比較的安心して仕事を任せられるでしょう。ブースの設営会社を選ぶ際は、そうした点についても注意しておきましょう。

6.同じ担当者が担当してくれる

展示会には多くの人間が関わっています。企画やデザイン、施工など、それぞれに異なる人間が携わるため、相互の意思疎通が大事になってきます。いかに事前に入念な打ち合わせをしていても、実際の設営段階で誤解があれば、せっかくの展示も効果がなくなりかねません。こうした問題を防ぐには、企画から施工～撤収まで、一貫して同じ担当者が管理してくれるブース設営業者を選んだ方が良いでしょう。全ての工程を同じ担当者がチェックすることで、コミュニケーションの不全や誤解を防ぐことができ、クライアントの要望に100%沿った展示が可能になります。ブース設営業者を選ぶ際には、この点についても事前に確認しておきましょう。

7.集客力のある展示ができる

やはり忘れてはならないのは、「ブースに人を集められる展示ができるか」という点でしょう。第一に、自社の商品や製品を多くの人に見てもらわないことには、出展する意味がありません。その上で、ターゲットとなる顧客にどれだけアピールできる展示ができるかということが重要になります。一見してどんな会社のブースなのかが分かったり、ターゲットの興味や関心を引くデザイン・装飾がほどこされているということは、自社製品をアピールする上で欠かせない要素です。こうした部分をチェックするには、その設営会社の実績を調べる必要があります。過去にどんなブースを手掛けたのか、ホームページなどで調べておくとよいでしょう。要望にマッチする、訴求力のあるデザインが可能かどうか、事前によく確認しておくのが大切です。

無料で見積もり依頼や資料請求ができますか？

はい、無料で行えます。もちろん、何度ご利用いただいても費用はかかりません。

かならず契約しなければなりませんか？

そのようなことはありません。
予算や条件などご希望に合った提案がなければすべての提案をお断りしていただいてかまいません。

ブース設営サービスとは具体的に何をしてくれますか？

ブース設営サービスは、展示会やイベントで使用するブースの設計から装飾、設営までを行うサービスです。ブースのデザイン、什器やディスプレイの配置、照明の設置などを担当し、現地での設営作業を行います。

イベントが終了した後に撤去作業も行ってくれますか？

はい、ほとんどの業者がブースの解体、使用した什器や装飾品の回収、会場の清掃といったイベント終了後の撤去作業にも対応しています。

ブースにかかる費用の相場はどのくらいですか？

ブースの設営費用は、ブースの大きさやデザイン、使用する素材、設営にかかる時間などによって異なります。一般的には、1小間で500,000円～1,000,000円程度、2小間で700,000円～1,500,000円程度が相場ですが、特別な装飾や照明、什器が必要な場合は、さらに高額になることもあります。

内訳の相場はどのくらいですか？

ブース設営費用は、デザイン・企画費用が約10万円～30万円、制作費用が約10万円～40万円、施工費用が約10万円～30万円が一般的です。また、集客用のアイテムや運搬費、追加の照明や機材がある場合は、別途追加費用が発生することもあります。

ブースの設営にはどれくらいの時間がかかりますか？

設営時間はブースの規模や複雑さによって異なります。小規模でシンプルなブースなら数時間程度で完了することもありますが、大規模で詳細な設計が必要なブースでは、半日から1日、場合によっては数日かかることもあります。

ブース設営業者の選び方のポイントは？

業者選びでは、過去の実績やデザイン力、対応力を確認することが重要です。特に、イベントの規模やテーマに適した経験があるか、過去の作品を参考にすると良いでしょう。また、コミュニケーションのスムーズさ、見積もりが明確であることが大切です。さらに、設営後のアフターサポートや撤去作業がしっかりしている業者を選ぶと安心です。
ブースの設営・装飾会社を選ぶ7つのポイント

必要な設備は、すべて業者が用意してくれるのでしょうか？

多くの業者は、ブースの装飾に必要な設備や什器を提供しますが、場合によっては別途手配が必要な物も出てきます。必要な設備や什器について、事前に業者と確認しておくと安心です。

イベント会場が遠方でも対応できますか？

はい、多くのブース設営業者は、遠方のイベント会場にも対応しています。ただし、交通費や運搬費が別途かかる場合があります。事前に会場の場所や設営・撤去のスケジュールについて確認し、追加費用が発生するかどうかを業者としっかり確認しておくと安心です。
また、イベント会場に近い業者を選ぶことで、費用や手間を軽減することも可能です。

ブースのデザイン案を複数提案してもらえますか？

はい、多くのブース設営業者は、複数のデザイン案を提案してくれます。初回の打ち合わせで、イベントの目的やブランドイメージを伝えることで、業者は異なるデザイン案を作成し、比較して選べるようにしてくれることが一般的です。

ブース装飾に使用するアイテムをレンタルすることはできますか？

はい、多くのブース設営業者では、ブース装飾に使用する什器や照明、ディスプレイなどをレンタルするサービスを提供しています。レンタルを利用することで、購入するよりもコストを抑えることができ、イベント後にアイテムを返却できるため、保管や管理の手間も省けます。
レンタル可能なアイテムは業者によって異なるので、事前に確認すると良いでしょう。

イベント時に使用する販促品の制作も一緒に依頼することはできますか？

はい、販促品（パンフレット、ノベルティ、ポスターなど）もブース設営業者に依頼することができます。多くの業者は、イベントに合わせた販促品の企画・制作も行っており、ブース装飾と一緒に統一感を持たせることができます。

設営日がまだ決まっていませんが依頼はできますか？

はい、設営日が未定でも依頼は可能です。業者に見積もりやデザインの依頼を早めに行い、設営日が確定した段階で具体的なスケジュールを調整することができます。

システムブースと木工ブースの違いは？

システムブースは、規格化されたパーツを組み合わせて設営するタイプのブースで、効率的かつ短時間で設営・撤去が可能です。比較的低コストで、シンプルなデザインが特徴です。一方、木工ブースは、木材を使ってオリジナルのデザインで作られるカスタムブースで、独自のブランドイメージやテーマに合わせたデザインが可能ですが、設営コストはシステムブースに比べて高くなります。

システムブースの購入にも対応していますか？

多くの業者がシステムブースの売買もしています。業者によっては、購入後のサポートや保管サービスを提供していることもあるので、購入を検討している場合は、必要なサービスが含まれているか確認すると良いでしょう。

弊社で保有しているブースの組立・設営だけを依頼することも可能ですか？

はい、組立・設営のみを依頼することも可能です。

ユニットの現物を直接確認することはできますか？

はい、できます。ショールームや展示会場で実際のユニットを見ることができる場合もあり、サイズ感や素材感を確認することができます。

イベントや展示会の主催者とのやり取りも行ってくれますか？

はい、多くの業者が、主催者と直接やり取りを行ってくれます。主催者との連絡やブース設営に関する規定確認、納期の調整など、業者がサポートすることで、スムーズに準備を進めることができます。

補助金や助成金の申請についてもサポートしてくれる業者はいますか？

はい、補助金や助成金の申請サポートを提供している業者もあります。ただし、どこまで対応してくれるかは業者によって異なりますので、見積もり時に確認することをおすすめします。

電気工事はお願いできますか？

はい、多くの業者がブースに必要な電気工事（照明、電源の引き込みなど）の依頼に対応しています。

海外のイベントや展示会にも対応できますか？

はい、海外のイベントや展示会にも対応している業者はあります。海外での設営には、輸送手配や現地の規制、通関手続きなどが関わるため、国際的な経験がある業者を選ぶことが重要です。また、現地のパートナーと連携して、スムーズな設営をサポートしてくれる業者もあります。

10小間以上の巨大ブースでも依頼できますか？

はい、10小間以上の巨大ブースにも依頼可能です。また、多くの業者がこのような大規模なプロジェクトにも対応しています。

備品はレンタルできますか？

はい、ブース設営に必要な備品（カタログスタンド、テーブル、椅子、展示棚、パーテーションなど）はレンタルが可能です。多くの業者では、イベントや展示会に合わせたさまざまな備品をレンタルすることができ、購入するよりもコストを抑えられます。

木工ブースを得意としている業者はいますか？

はい、木工ブースを得意とする業者も多数存在します。