勤怠管理システムを一括見積もりで比較

勤怠管理システムを選ぶ際の8つのポイント

賢い勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを比較する11のポイント

使いやすいシステムであること

勤怠管理システムは、様々な社員が使用するものになります。そのため、社員にとって使いやすいシステムを選ぶことが重要です。例えば、使用する全社員が使いやすい（打刻しやすい）など機能が必要です。また、人事部門にとっては、勤務時間の計算、時間外労働の計算など使いやすい機能となっていることが必要です。使いにくい勤怠管理システムを導入してしまうと、スムーズな活用ができずに日々の業務に支障をきたす恐れがあります。無料体験版があるシステムも多いので、トライアルによってそれぞれのシステムを比較し、使いやすいものを選びましょう。

充実したサポート体制があること

勤怠管理システムのサポート体制が充実していることも重要なポイントです。初期設定などシステム導入時のサポートや、システム利用時にトラブルが発生した際のサポートなどがあれば、安心してシステムを利用することができます。サポートの方法も、電話対応やメール対応、24時間対応などの体制があるので、勤怠管理システムを比較する際にサポート体制の内容も確認しておきましょう。

導入形態のメリットとデメリットを把握すること

勤怠管理システムの導入形態は、大きく分けて「オンプレミス型（自社運用型）」と「クラウド型」の2つがあります。勤怠管理システムを選ぶ際には、それぞれのメリットとデメリットを把握して比較することが重要です。
オンプレミス型は、自社内の設備にシステムを導入する形態になります。自社のネットワーク内で利用できるため、他の社内システムと連携しやすいこと、カスタマイズがしやすいこと、社外に情報が漏洩する危険が比較的少ないことなどがメリットになります。一方で、自社でソフトウェアを持つことになるため、購入費用などの初期費用が多くかかります。また、ソフトウェアの運用や管理のために運営費や人件費などのランニングコストもかかってきます。
クラウド型は、インターネット上のサーバーを利用する形態になります。自社でソフトウェアを持たず、インターネット環境があるだけで利用できるため、オンプレミス型と比較して初期費用が比較的安くなります。また、ソフトウェアの準備なども必要なく、アカウント登録をしてからすぐに利用できます。一方で、外部のサーバーを利用するため、セキュリティシステムをきちんと確認しておくことが必要です。また、月額料金がランニングコストとしてかかってきます。

自社の勤務形態と合っていること

会社の勤務形態には様々なものがあります。例えば、一日に複数回の打刻をする場合や、シフト勤務、フレックスタイム制など、業種や就業規則によって勤務形態は様々です。勤怠管理システムを比較して選ぶ際には、自社の勤務形態と合ったシステムを導入する必要があります。勤怠管理システムが自社の勤務形態に対応できない場合、システムを導入しても不都合が生じてしまいます。

充実した機能を持っていること

勤怠管理システムに充実した機能が備わっていることも重要なポイントです。例えば、打刻の際には、ICカードを利用するもの、携帯電話やスマートフォンを使うもの、指静脈認証を使うものなど、様々な機能があります。これらの機能を比較して、社員にとってスムーズに使用できる機能を選ぶことが重要です。勤怠の管理体制や管理目的の他、社員の意見を参考にしつつ導入するようにしましょう。

給与ソフトと連携していること

勤怠管理システムは、勤務時間などの集計を行うことによって給与計算と密接に関係します。そのため、給与ソフトと連携した勤怠管理システムを使用することが重要になります。勤怠管理システムと給与ソフトはCSVなどで連携できるシステムもありますので、勤怠管理システムを比較して選ぶ際に、連携が可能な給与ソフトをきちんと確認しておきましょう。

法改正へ対応していること

労働法などの法律の改正が起きた場合は、改正に対応した勤怠管理業務を行う必要があります。そのため、法改正にきちんと対応している勤怠管理システムを選ぶことが重要です。法改正に対応できていない場合、就業時間などの計算が正しく行えない恐れもあります。そのため、勤怠管理システムを検討・比較する際は、現在の労働基準法に対応しているか、だけでなく、改正後のアップデートにかかる時間（法改正にシステムが対応するまでにかかる時間）などを過去のアップデート情報などから確認しておきましょう。

セキュリティがきちんとしていること

セキュリティがきちんとしているかどうかも、勤怠管理システムを選ぶ際に確認すべきポイントです。特に、クラウド型の勤怠管理システムでは、社外でのシステムに自社のデータを預けることになるため、オンプレミス型と比較してセキュリティに注意する必要があります。システムのセキュリティレベルとして、不正アクセスの制御、通信の暗号化などがきちんとしているかを確認しておきましょう。また、データのバックアップ頻度や勤怠管理システムの運用会社がPマーク（プライバシーマーク）を取得しているかなども、チェックしておくことが重要です。

無料で見積もり依頼や資料請求ができますか？

はい、無料で行えます。もちろん、何度ご利用いただいても費用はかかりません。

かならず契約しなければなりませんか？

そのようなことはありません。
予算や条件などご希望に合った提案がなければすべての提案をお断りしていただいてかまいません。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、企業が従業員の勤務時間を正確に記録・管理するためのシステムです。出退勤の打刻、残業や休暇の申請・承認、シフト管理などを自動化し、手作業によるミスを防ぎます。また、給与計算や人事管理システムと連携することで、勤怠データを効率的に活用し、業務全体の負担を軽減できます。

どのような機能がありますか？

勤怠管理システムには、出退勤の打刻、労働時間の自動集計、シフト管理、残業・休暇の申請と承認、給与計算システムとの連携、アラート通知、法定労働時間のチェック、リモートワーク対応、GPS打刻、アクセス権限管理などの機能があります。勤務形態に応じてカスタマイズできるものもあります。

導入するメリットは？

勤怠管理システムを導入することで、従業員の勤務時間を正確に記録し、不正打刻や集計ミスを防ぐことができます。労働時間の自動集計により給与計算がスムーズになり、管理者の負担が軽減されます。また、法定労働時間の超過や休暇管理も容易になり、労務コンプライアンスの強化につながります。さらに、リモートワークやフレックスタイム制など多様な働き方に対応し、業務の効率化と従業員の利便性向上が期待できます。

どのような打刻方法がありますか？

勤怠管理システムの打刻方法には、さまざまな種類があります。主な方法として、ICカード（Suicaや社員証）を使った打刻、指紋認証や顔認証などの生体認証打刻、スマートフォンアプリを利用したGPS打刻、PCやタブレットを使ったWeb打刻、専用のタイムレコーダー端末による打刻などがあります。企業の勤務形態や環境に応じて適切な方法を選択し、利便性や不正防止を強化することが可能です。

◯◯業界に特化した勤怠管理システムはありますか？

はい、特定の業界に特化した勤怠管理システムも存在します。例えば、製造業ではシフト制や長時間勤務に対応したシステム、医療業界では24時間勤務や交代制に対応したシステムがあります。業界特有の勤務形態に合わせたカスタマイズが可能なシステムも多いです。

カスタマイズすることはできますか？

多くの勤怠管理システムは、企業のニーズに合わせてカスタマイズ可能です。例えば、特定の勤怠ルールや集計方法に合わせた変更ができます。カスタマイズの範囲や費用については、業者と事前に相談して確認することをおすすめします。

費用相場はどのくらいですか？

勤怠管理システムの費用は、導入形態や機能、従業員数によって異なります。一般的なクラウド型では、初期費用0～数万円、月額利用料は1人あたり300～1,000円程度が相場です。一括買い切り型やオンプレミス型は、数十万円～数百万円の導入費がかかることが多く、カスタマイズや保守費用も別途発生します。企業の規模や業務に適したプランを選び、コストと機能のバランスを考慮することが重要です。

導入までにかかる期間はどのくらいですか？

勤怠管理システムの導入期間は、システムの種類や企業の規模によって異なりますが、クラウド型のシステムでは通常、数日から数週間程度で導入可能です。一方、カスタマイズが必要なオンプレミス型の場合は、数ヶ月かかることもあります。

フレックスタイム制や変形労働時間制に対応した勤怠管理システムはありますか？

はい、フレックスタイム制や変形労働時間制に対応した勤怠管理システムは多くあります。シフトの変更やコアタイムの設定、労働時間の集計を効率化できるため、管理がしやすくなります。

残業申請や承認などもできますか？

はい、多くの勤怠管理システムでは、残業申請や承認の機能が搭載されています。従業員が残業時間を申請し、管理者がそれを承認するプロセスをシステム内でスムーズに行うことができます。

休暇申請機能はありますか？

多くの勤怠管理システムには、休暇申請機能が搭載されています。従業員はシステムを通じて休暇を申請し、承認を得ることができます。また、申請した休暇は自動的に勤怠データに反映され、管理がスムーズになります。

勤怠管理システムは、リモートワーク（テレワーク）にも対応していますか？

はい、多くの勤怠管理システムはリモートワーク（テレワーク）にも対応しています。従業員がオフィス外で働いている場合でも、インターネットを通じて出退勤の打刻や勤務時間の記録が可能です。

海外対応したシステムもありますか？

はい、海外対応の勤怠管理システムもあります。多くのシステムは多言語対応しており、現地の労働法やタイムゾーンに対応した設定が可能です。

他社の勤怠管理システムからデータの移行はできますか？

はい、ほとんどの勤怠管理システムは、他社のシステムからデータを移行するためのツールやサポートを提供しています。CSVやExcelフォーマットでのデータインポート機能がある場合が多く、移行作業を円滑に進めることができます。ただし、システム間のデータ形式の違いによる調整が必要になることもありますので、事前に確認することをおすすめします。

入退室管理システムと連携できますか？

はい、多くの勤怠管理システムは入退室管理システムと連携可能です。連携の可否や対応する入退室管理システムの種類については、導入前に業者へ確認することをおすすめします。

勤怠管理システムは給与計算システムと連携できますか？

はい、多くの勤怠管理システムは給与計算システムと連携可能です。勤怠データを自動で給与計算システムに反映させることで、勤務時間や残業時間、深夜労働時間などを正確に計算し、給与計算業務を効率化できます。CSVデータのエクスポート機能やAPI連携を利用することで、異なるシステム間でもスムーズに連携できます。連携可能な給与計算ソフトの種類や設定方法については、導入前に確認することが重要です。

モバイル対応はありますか？

多くの勤怠管理システムは、スマートフォンやタブレットからアクセスできるモバイル対応をしています。これにより、外出先からでも勤務状況の確認や勤怠の打刻ができます。

複数の拠点での使用に対応していますか？

多くの勤怠管理システムは、複数の拠点や支店での使用に対応しており、各拠点ごとの勤怠情報を集約して管理できます。これにより、全社的に統一した勤怠データを把握することが可能となります。

勤怠管理システムを選ぶポイントは？

勤怠管理システムを選ぶ際は、操作の簡便さや直感的なインターフェースが重要です。さらに、シフト勤務やフレックスタイム制などの勤務形態に対応しているか、給与計算や入退室管理など他のシステムとの連携機能も確認しましょう。セキュリティやサポート体制、導入後の運用サポートも大切な要素です。

IT導入補助金は使えますか？

はい、IT導入補助金を利用できる勤怠管理システムもあります。