企業がスキャニング代行を利用して書類などを電子化（ペーパーレス化）をする8つのメリット

企業がスキャニング代行を利用して書類などを電子化（ペーパーレス化）をするメリット

従来の会社業務には、書類や契約書、図面等といったペーパー類がつきものでした。しかし、ドキュメントをパソコン上などで見ることが当たり前となった現在では、紙のデータを電子化してペーパーレス化してしまう企業も増えています。その際に企業に代わって電子化を請け負ってくれるのが、「スキャニング代行会社」です。一体、スキャニング代行を利用してペーパーレス化することにはどういったメリットがあるのでしょうか。今回は、スキャニング代行を利用しようか迷っている企業のために、そのさまざまな利点についてご紹介していきます。

1.企業が書類をペーパーレス化することでコストを削減できる

書類を印刷するには、プリンターのインクやトナー、電気料金や紙代などのコストが必要になります。企業の業務では毎日多くの文書が作られるため、それらを全て印刷していると、年間にかなりのランニングコストがかかってしまうことになります。一方、書類を電子化してペーパーレス化することにより、そうしたコストをかなりの部分で抑えることができます。また、現在保管されている書類に関しても、スキャニング代行で電子化してもらうことで、保管や管理にかかるコストを削減することが可能です。スキャニングにかかる費用は業者や書類の種類などによっても異なりますが、トータルコストで考えれば、やはり総合的にはお得だと言えるでしょう。

2.スキャニング代行でペーパーレス化することで省スペースが可能になる

書類を保管するには、物理的なスペースが必要になります。オフィスのいたるところにキャビネットを置いたり、そこに収まらなければ、倉庫や資料室を用意しなければなりません。こうした場所の問題も、紙媒体を利用する難点の一つでしょう。一方、スキャニング代行で書類をペーパーレス化することにより、こうした問題を解決することができます。データは自社サーバやクラウド上に保管しておけば、実際のスペースを割く必要はありません。オフィスやフロアの空間を有効に使えるようになりますから、比較的小規模の企業にもメリットが大きいと言えるでしょう。

3.スキャニング代行で書類を電子化することで検索性が向上する

紙媒体の文書の場合、目当てのものを探すには、保管場所まで歩いてファイルを手に取り、紙をめくって見つけなければなりませんでした。こうした行為は当たり前と思われていましたが、スキャニング代行で書類を電子化することで、比較にならないほど短時間での検索が可能となります。データ文書を探すには、キーワードを入力して検索するだけでかまいません。ほとんど瞬時に目当ての書類を探せて、時間のロスも最小限になるため、業務効率を格段に向上させることができます。

4.スキャニング代行によってデータの配布が簡単になる

紙媒体の場合、一つの文書を複数人で同時に閲覧するには、数枚のコピーを取る必要がありました。それには手間や時間がかかりますし、当然コストも必要になります。しかし、ペーパーレス化によって、文書の配布や共有を格段に容易にすることができます。データ化した文書を自社サーバに保管しておけば、社内のパソコンでいつでも誰でも閲覧できるようになりますし、もちろん何人であろうと同時に見れますから、データをコピーする必要もありません。また、クラウド上に保管しておけば、社外でもデータを見ることが可能です。スキャニング代行を利用することには、こうしたデータ共有上のメリットもあります。

5.スキャニング代行でセキュリティが向上する

企業にとって最も避けたいことの一つが、文書の紛失や流出でしょう。近年は顧客情報などの流出が問題になることも多く、情報セキュリティをいかに確保するかが、全ての企業にとっての課題となっています。紙媒体での保管の場合、どうしても管理が煩雑になってしまい、紛失や流出の隙を作ってしまうことも少なくありませんでした。しかし、データによる保管であれば、文書を一元的に管理することができますから、そうした隙を作らずにすみます。紙のように出したり戻したりする必要がないため、紛失の危険もありませんし、アクセス制限を設けることで、重要データの流出を防ぎやすくすることもできます。このように、スキャニング代行を利用することで情報セキュリティを厳しくできるというメリットもあります。

6.ペーパーレス化によって紙資源を節約できる

紙資源の節約という点でも、スキャニング代行の利用は役に立ちます。前述のように、通常の会社業務では膨大な紙が消費されます。多いところでは月間数千枚に及ぶコピー用紙が使わており、そうした紙の濫用は、当然資源利用の観点から見ればあまり良いこととは言えません。そこで文書をデータ化することにより、紙資源を大幅に節減することが可能となります。無駄な紙の使用が減ることで、エコロジーの面で大きなメリットがありますから、社会的な意義も大きいと言えるでしょう。

7.スキャニング代行による電子化によって時間・場所を問わず承認が可能になる

スキャニング代行による文書の電子化で、時間や場所に囚われない承認が可能となります。現在でも、まだまだ紙文書に捺印という形が一般的ですが、徐々に電子印鑑による承認も増えつつあります。電子印を使用することにより、パソコン上で簡単に承認を実行することができるため、端末さえあれば時間や場所に縛られる必要がなくなります。責任者が離席中で承認を待たされるということもなく、業務効率を格段に向上させることが可能となります。

8.災害対策にもなる

文書保管で重要になるのが、突然の災害によるダメージ対策です。火事や地震といった災害には、いつ襲われるかわかりません。いざ起こってしまうと、大切な文書が致命的な損傷を受ける可能性が大きくなります。一方、スキャニング代行に電子化を依頼しておけば、データのバックアップを取ることも可能ですし、クラウド上に移しておくことも可能です。自社が災害に見舞われたとしても、重要文書は破壊や紛失から守ることができます。このように業務上のダメージを最小限に抑えられるという点でも、文書の電子化はメリットがあると言えるでしょう。