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企業がスキャニング代行を利用して書類などを電子化(ペーパーレス化)をする6つのデメリットについて

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企業がスキャニング代行を利用して書類などを電子化(ペーパーレス化)をするデメリット

情報技術が進化し、デジタルデバイスを用いた業務が一般化している現在、従来の紙文書から電子データへ移行しようという動きが加速しています。また、環境破壊が重大な社会問題となっていることにより、紙資源の節約という目的からもペーパーレス化促進の声が強まっています。しかし、それには膨大な量の紙をスキャニングしなければならず、自社で行うには人手も時間も足りないという企業がほとんどでしょう。そこでよく活用されるのが、「スキャニング代行会社」です。企業に代わって書類や図面などをスキャニングし、電子化してくれるという会社ですが、利用することでさまざまなメリットがある一方、決して見逃せないデメリットもあります。今回は、企業がスキャニング代行を利用して文書を電子化する際のデメリットを、いくつかご紹介していきましょう。

1.企業がスキャニング代行でペーパーレス化すると、セキュリティに問題がある場合も

企業がスキャニング代行で書類をペーパーレス化することによって、重要情報の漏えいを招きやすくなるというデメリットがあります。紙媒体の場合でも、持ちだしやコピー、FAXといった方法で流出の恐れがあるのは変わりませんが、データにすることでさらにコピーや持ちだしが容易になってしまう場合もあります。USBにコピーされると、比較的発見が難しく、社外への持ちだしを許しやすくなりますし、ハッキングによってデータを盗まれてしまう可能性もあります。企業には顧客の個人情報はもちろん、社員や入社希望者の情報も保管されています。また、取引先の重要機密など、流出すると会社の社会的信用や業績に影響を与える情報が少なくありません。特に近年では、こうした情報の保全が強く叫ばれるようになっていますから、文書を電子化した場合には、情報漏えい対策をしっかり立てておく必要があるでしょう。

2.スキャニング代行で文書を電子化すると、資料が見にくくなることも

スキャニング代行で文書を電子化することで、資料が閲覧しにくくなる場合もあります。紙による文書では、ページ全体を一目で見渡すことができるという特徴がありました。その場合、比較的長い工程表などであっても、ざっと見て流れを把握しやすいというメリットがありますし、逆に細部に注目することも容易です。しかし、電子化された文書の場合、一目で見られる画面の範囲は限定されてしまいます。ディスプレイの範囲外にある部分はスクロールしなければならず、全体像を把握しにくいというデメリットが生じます。これは画面が小さくなるほど顕著で、タブレットやスマホだと、さらに見づらくなってしまう文書も多いでしょう。また、解像度や紙のサイズなどスキャニングする際の条件によっても、パソコン上での視認性が落ちてしまう可能性があります。

3.スキャニング代行で書類を電子化すると、電力が必要になる

スキャニング代行によって書類を電子化すると、時間や場所を問わずに閲覧できるというメリットがある一方で、電力がなければ見られないというデメリットも生じます。パソコンやタブレットPC、スマートフォンといった機器は、全て電力がなければ使えません。停電やバッテリー切れが起こると、一時閲覧ができない状態になってしまいます。災害などで復旧が長引けば、それだけアクセスできない時間は延びてしまうでしょう。一方、紙の文書であれば、こうしたトラブルが起こっても問題なく閲覧することが可能です。こうした電力の制限を受けやすいという点も、企業がペーパーレス化するデメリットの一つでしょう。

4.スキャニング代行で文書を電子化すると、システム障害の影響がある

上記のデメリットからも明らかなように、電子化された文書は、システム障害の影響を直に受けてしまうという特性があります。スキャニング代行によってデータとなった文書は、専用のサーバーに保存されますが、そうしたサーバーは絶対に安全なわけではありません。何らかの原因によって障害が発生し、突然ダウンしてしまう可能性も少なくありません。実際に、サーバーが停止したもののなかなか原因が特定できず、復旧までに相当の時間を要したというケースも多くあります。また、災害によってシステムが停止するという可能性もあるでしょう。もちろん、その間はデータにアクセスできなくなるため、業務に遅滞が生じてしまうことになります。一方、紙の書類であればシステムが落ちても取り扱いは可能ですから、業務への影響を最小限にとどめやすくなります。企業が文書をデータ化する際は、こうしたリスクも考えておいた方がよいでしょう。

5.スキャニング代行でペーパーレス化すると、すぐにメモできない

紙文書の利点として、「メモを書き込みやすい」ということがあります。会議や打ち合わせなどの時、注意点や気付いたことを書き留めておきたいことも多いでしょう。そうした時に紙の書類であれば、該当箇所や余白部分にすぐにメモを書き込むことができます。これはその場でも記憶に残りますし、後で見返しやすいという利点があります。それに対し、データ化された文書の場合では、容易にメモや書き込みができないという難点があります。大事なポイントや注釈を加えたいという時でも、紙のように簡単に書き入れるわけには行かず、結局別の紙にメモするといったことになりがちです。デジタルデータに手書きで書き込めるツールもありますが、やはり紙に書く方が簡単なのは間違いありません。スキャニング代行で書類をペーパーレス化する際は、こうした点にも注意しておきましょう。

6.重要な書類は紙での管理も必要になる

書類の種類によっては、デジタルデータで扱えないものもあります。例えば、取引先との取り決めにより、紙以外でのやりとりが禁じられているという場合もあります。また、船舶での安全手引書など、緊急時に即座に確認しなければならないものに関しては、法律で電子化が禁じられています。その他、各種免許証や許可証に関しても同様です。このように、全ての書類をデータ化できるわけではないという点も、スキャニング代行を利用する際の注意点でしょう。

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