データ入力代行を選ぶ際の7つのポイント
ビジネスを行う上で各種のデータ管理は不可欠なものです。データと言っても様々で、顧客や取引先についての情報はもちろん、財務上のデータ、棚卸情報、社員の個人情報、顧客からのアンケート集計、などがあります。いずれも企業にとって非常に大切なものであり、その活用によって事業の成否、発展にかかわると言っても過言ではないでしょう。
一方、こうしたデータ資料を有効活用するためには、デジタル化する必要があります。紙資料の状態にあるデータを、パソコン入力などによってデジタルデータとする作業が「データ入力」です。
データ入力には大変な労力と時間がかかるため、入力代行を請け負う会社も多数ありますが、そのクオリティは入力代行会社によってかなりの差異があると言わざるを得ません。ここでは、質の高いデータ入力をしてくれる入力代行会社を比較検討するためのポイントをいくつかご紹介します。
入力・チェックの体制を比較
データ入力において何より大切なのは「データ入力の正確さ」です。いくらデータ入力のスピードが速くでも、間違いだらけの納品物では入力代行を依頼する意味がありません。
そこで入力代行会社を比較検討にあたりぜひ抑えておきたいポイントは、その入力代行会社がデータ入力の精度を高めるために、どんな入力チェック体制を取っているかです。
例えば、複数の作業者が同じ内容を入力し、入力したデータを比較して差異を見つける「ベリファイ入力（ダブルパンチ）」という方式を採用している会社があります。また他にも、目視チェックやマクロ、独自のチェックシステムを使うなど、様々な手法で原本とデータのチェックをする会社もあります。入力ミスを少なくするための施策がどのようにされているのかを依頼前にかならず確認し比較するようにしてください。
入力作業のスピードを比較
先ほど、「データ入力はスピードよりも正確さ」と申しましたが、正確な上に、対応が迅速であるに越したことはありません。そしてデータ入力作業のスピードは、入力代行の「納期」に表れます。
入力代行会社を比較検討するにあたって、納期設定は必ず確認しておきましょう。
データ入力の実績を比較
入力代行会社を選ぶポイントとして、データ入力の実績件数を比較するのも一つの方法です。豊富な実績・経験は、その会社が積み上げた信頼でもあり、優れたスキルやサービス品質の裏付けでもあります。サービスのクオリティが外部から見えにくい業種だからこそ、こうした過去の実績をよく比較・確認しておきましょう。
営業マンや担当者の対応を比較
これは入力代行サービスに限ったことではありませんが、担当者や営業マンの対応の善し悪しもポイントです。電話やメールの対応、業務内容の説明の仕方など、専門知識に少ないクライアントにも丁寧に行ってくれるか、比較検討の時点でよく見ておきましょう。
特にデータ入力においては、作業にかかる初期の段階で、最終納品データの仕様を厳密に決定しておく必要があります。そこで行き違いが生じてしまうと、せっかく納品してもらってもデータが使えないと言った、トラブルが起きたりしてしまいます。そのような失敗をしないためにも、コミュニケーション能力が高くレスポンスの早い担当者のいる入力代行会社を選ぶようにしましょう。
サービス料金を比較
入力代行の料金の比較も大切なポイントです。発注者としてはデータ入力のコストは極力抑えたいと思うはずですが、ただ単価だけを比較して安い会社を選ぶのでなく、妥当なサービスが備わっているかも見る必要があります。
いくら安くても、サービスのクオリティが低い（入力精度が低い、チェック体制が甘い、納期が遅いなど）と、再チェック・修正など余計な作業の発生してしまったり、誤データなどによってトラブルに繋がってしまう可能性があります。
また、データ入力1件ごとの単価だけでなく、依頼するデータ入力業務全体（オーダーから納品まで）の価格や追加で発生する可能性のあるオプション料金なども比較検討の段階で必ず確認しておいてください。
スケジュール管理を比較
データ入力の納期設定をする際、ただ単に納期だけを確認するのでなく、納期に至るまでのフローを詳しく説明してくれる入力代行会社を選ぶようにしましょう。データ入力の資料はいつ、どのような形で渡すのか、どんな作業をいつ始めるのか、最終の納品はどのような形でしてもらえるのか、といったものです。逆に、こうした工程の詳細について曖昧なことしか説明されない会社は、納期やスケジュールについても比較的ルーズな場合が少なくありませんのでご注意ください。
個人情報の取り扱いを比較
データ入力を依頼する場合、顧客情報や取引先の情報など個人情報であることがあります。顧客情報にせよ、取引先の情報にせよ、入力代行会社に、大量の個人情報を渡す場合には、入力代行会社の個人情報の取り扱い方をチェック・比較する必要があります。
個人情報保護への取り組みを業者間で比較するのは簡単ではありませんが、目に見える形としては、プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証取得などがあります。これらの取り組みに積極的な入力代行会社ほど安心できると言えます。
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