ベリファイ入力とシステムチェックでより正確なデータ入力を
データ入力は一人のキーパンチャーがデータを入力すると正確性は99.8%と言われています。高そうな数字に聞こえますが、1,000件入力すると2件は入力間違いがあると言う事です。10,000件では20件、100,000件では200件になります。
DM用のリスト作りなど自社で使う範囲であれば、その程度の入力ミスは許容範囲かもしれません。しかし顧客の口座番号や患者の診断内容など入力ミスが合ってはならない場合もあるかと思います。
ここでは、より正確なデータ入力を実現するためのデータ入力方法とチェック方法についてご説明します。
ベリファイ入力で正確性アップ
拡大するベリファイ入力とは2人のキーパンチャーが全く同じ内容をそれぞれデータ入力し、入力が違った箇所をチェックし合いながらデータ入力を行う方法です。
もう少し詳しく説明すると、ベリファイ入力とは、キーパンチャーAさんとキーパンチャーBさんが同じ内容のデータをそれぞれ入力します。
しかしどちらにも入力ミスが発生しますので、2人の入力内容を照らし合わせ入力内容が違う部分があれば修正する方法です。
2人のキーパンチャーが同じデータ入力を行いますので、1人で行うよりもより正確な入力業務を行えます。
一般的には１人で行うと0.2%程度の入力ミスが発生すると言われていますが、ベリファイ入力を行うことで入力ミスを0.00001程度まで減らすことができると言われています。1人場合は100,000件で200件程度の入力ミスが100,000件で1件程度まで減らすことができます。
さらにキーパンチャー増やし3人や4人でベリファイ入力を行うことでさらに正確なデータ入力を行うことも可能です。
ただし同じベリファイ入力でも代行会社によって修正方法が違います。
例えば3人でベリファイ入力を行い、1人だけ入力内容に差異が生じたとします。この場合2人が同じ入力をしていれば、自動的に2人の入力が正しいと判断する代行会社もあります。しかし必ずしも同じ入力を行った2人が正しいとは限りません。
また他にも2人でベリファイ入力を行い、差異が発生した部分をまた別のキーパンチャーが単独で入力し直す方法もあります。もちろん最後に入力するキーパンチャーが間違えてしまう可能性もあります。
正確なデータ入力を希望する場合は、より細かい所まで入力方法を聞くようにしてください。
また中には１人で入力した内容を、目視でのチェックやシステム上でチェックすることをベリファイ入力と言っているデータ入力代行会社もいるので注意するようにしましょう。
システムチェックで正確性アップ
拡大する先ほどより正確なデータ入力をするためのベリファイ入力をご説明致しましたが、どうしても人が行うことなのでミスが発生します。
データ入力代行会社の中にはベリファイ入力に加え、システムチェックを行っている代行会社もあります。
例えば、電話番号や郵便番号などのように桁数や番号の規則性が決まっている場合があります。そんな時はシステムに郵便番号が7桁になっているか？、「-」が入っているか？、携帯電話の最初の3桁が080または090になっているか？などシステムチェックを行ってくれる代行会社もあります。
他にも「高」「髙」など入力ミスが起きそうな漢字などもシステムで自動的にチェックすることで入力ミスを極限まで減らすことができます。
キーパンチャーの数を増やしたり、システムチェックをしてもらうことで費用はかかりますがより正確なデータ入力を実現できます。予算や入力目的などに合わせて最適な方法を選ぶようにしてください。
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