データ入力をアウトソーシングする5つのメリット

データ入力アウトソーシングを利用する5つのメリット

1.コストの削減

名刺入力や名簿入力、アンケート入力などのデータ入力業務をアウトソーシングせずに社内で行う場合、かなりのコストが必要になります。社員やアルバイトスタッフが行えばいいのでは？と思うかもしれませんが、実はその費用は思ったより高額になります。
例えば1,000枚の名刺を1枚3分で入力したとしても、3,000分つまり50時間かかってしまう計算になります。1人でデータ入力を行った場合、1日8時間行って6日以上、二人でも3日以上かかる計算です。しかもこれは全てミスなくスムーズにできた場合の話ですから、チェックや修正の時間を入れるとさらにかかることになります。
この時間を時給で考えれば、かなりのコストがかかるのは一目瞭然でしょう。時給830円のアルバイトがこの業務を行ったとすると、41,500円の人件費が発生することになります。これは決して安いとは言えないコストです。
それに比較してデータ入力代行会社に入力をアウトソーシングした場合、会社によって値段は異なりますが、自社で行う場合よりかなりコストを抑えることが可能になります。このようにデータ入力のアウトソーシングは、コスト面においてもメリットがあります。

2.効率的な業務が可能

データ入力というと、比較的単純作業で誰でも簡単に行えそうな気がしますが、実際はそれほど楽な作業ではありません。データ入力は非常にデリケートで、集中力を要する仕事です。慣れていない人間が多くのデータを扱うと、どうしてもミスが多くなりその都度チェックや修正に時間が取られます。ですから自社で名刺などのデータ入力を行った場合、本来の業務が大幅に後回しになることもあり得ます。これはコストの点はもちろん、業務の効率という点でも非常なデメリットと言えます。
それに比較してデータ入力をアウトソーシングした場合、入力代行会社で入力作業を担当するのはプロのスタッフです。タイピングスキルの高さはもちろん、入力作業の流れ自体が効率的なものとなっています。
まず事前に入力内容を確認し、入力データの使用目的を確認。イレギュラーが起きたときの対応の確認や、入力方法の統一を行ったのち、データを入力します。このように事前の確認を入念に行うことで、結果として迅速で確実な仕事が可能になります。もちろん自社で行うより格段に早く納品されますから、業務の効率もアップします。またクライアントも本来の業務に割ける時間が増え、その点でも効率的です。
このようにデータ入力をアウトソーシングすることは、業務の効率という点からもメリットがあります。

3.利益率のアップ

データ入力はもちろん業務にとって必要な作業ですが、直接的な利益に結び付くものではありません。いわば土台づくりのような作業ですから、そこに多くの時間を割くことは、単純に利益の点から見て効率的なやり方とは言えないでしょう。
それに比較して、入力代行会社にデータ入力をアウトソーシングした場合、クライアントはより収益に直接結び付く業務が可能になります。営業では商談件数を1件でも多く増やすことができますし、企画や商品開発といった生産的な行動が多く取れるようになります。これによってより収益の増大が見込め、利益率アップが可能になります。
もちろん入力代行会社に仕事をアウトソーシングした場合もコストは発生しますが、前述のように自社で行う場合より安く行うことができます。結果として、データ入力はアウトソーシングで行う方が自社の利益にとってメリットがあるという事になります。

4.正確性の高さ

前述したように、データ入力は非常に集中力を必要とする作業です。慣れない人が行うと、データが多くなればなるほどミスの確率が増えます。ミスの多いデータは当然有効性が低くなってしまいますから、会社の収益にとってもデメリットです。
それに比較して入力代行会社がデータ入力を行った場合、スキルの高いプロが入力作業を担当するので、タイピングのミスなどは限りなく少なくなります。しかし人間が行うことに絶対はありませんから、当然プロといえども間違う可能性はあります。
そこで入力代行会社では、事前のデータ確認を入念に行って正確性を高めたり、同じデータを二人のスタッフが入力して違いが出た部分を確認するなど、可能な限りミスをなくす方法を取っています。こうした対策を見ても、正確性という点で入力代行会社にアウトソーシングすることのメリットがわかると思います。

5.クオリティの高いデータになる

名刺や名簿などのデータは、ただ入力すればそのまま活用できるというものではありません。しかるべき形に整えて初めて、仕事に生かせるデータとなります。
自社でデータ入力を行うデメリットはいくつかありますが、その中でも大きなものは、入力のルールを統一していなかったためにデータとして活用できなくなるというものでしょう。住所の丁目番地の表記や、郵便番号・電話番号のハイフンのルールを統一していなかったせいで、DMの宛名として使えないなどの弊害が出ることもあります。
それに比較して入力会社にデータ入力をアウトソーシングした場合、きちんとした入力のルールを決めてから作業に入ります。氏名は分割するかどうか、郵便番号にハイフンはつけるかどうか、また外字や機種依存文字の対応をどうするかについて、事前に統一したルールを作ります。この工程を経ることで形式的に統一されたデータの作成が可能になり、なおかつ複数人の作業も可能になります。
このように、入力代行会社にデータ入力をアウトソーシングすることで、よりクオリティの高いデータが使えるようになります。