電話代行、秘書代行のメリットとデメリット

電話代行・秘書代行の5つのメリットと1つのデメリット

会社はもちろん個人経営者の多くが利用している電話代行サービスや秘書代行サービス。また最近では副業を行うサラリーマンや主婦が増えてきており、その需要はますます伸びてきています。

電話代行や秘書代行を利用する前にしっかりとメリットだけでなくデメリットも理解してください。ここでは一般的な代行サービスから得られるメリットとデメリットを紹介します。

人件費の削減

1人または少人数で会社を経営しているとどうしても営業やお昼休みなどで電話に出れない場合があります。そうでなくても一時的に電話が集中して対応するスタッフが足りなくなることはどの企業にもありえることです。電話の対応のためだけにスタッフを雇うことも考えられますが、アルバイトでも毎月10万円～20万円の人件費がかかります。交通費や社会保険などに加入することも考えればトタール的にもっと費用がかかります。

電話代行や秘書代行に依頼することで人件費などを抑えることができる上に教育などの手間も省くことができます。

業務効率がUP

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お客様から注文の電話や新規の問い合わせの電話がなることは企業にとって嬉しい事ですが、時には業務の妨げになってしまう場合があります。社内会議中に電話がなったり、提案書を作成している時、給与計算をしている時などはその作業を中断して電話の対応をしなければなりません。

そんなときに代行会社へ依頼しておくことで電話代行会社が対応してくれますので業務に集中して取り組むことができます。また新規のお問い合わせなど優先順位の高い重要な電話に関してのみ対応することも可能です。

新規の問い合わせも取り逃がさない

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会社や業種によって営業している時間は大きく違います。朝8時から始まる会社もあれば10時から始まる会社もあります。終わる時間も同様で5時には全社員が帰宅する会社もあれば、9時、10時でも営業している会社もあります。御社の営業時間外に問い合わせの電話がかかってきてもだれも電話にでません。もしそのお客様が急いでいればせっかく貴社にかかってきたにもかかわらず他の会社に取られてしまいます。

電話代行会社へ依頼することで一時的に対応してもらうことができますし、携帯電話やスマートフォンに連絡があったことを伝えてもらえればいつでも対応することができ新規の問い合わせはもちろんどんな連絡も取り逃すことはありません。

会社の信頼性がUP

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「会社に電話しても誰も出ない」「留守番電話に切り替わってしまう」では会社の信用性に関わります。携帯電話へ転送する方法もありますが、「打ち合わせで出れない場合」や「圏外でアナウンスが流れてしまう場合」があります。これではせっかくかかってきた新規の顧客も安心して商品を購入したりやサービスを申し込むことはできません。また状況を知っている既存の顧客でも他に良い会社が現れた場合カンタンに他の会社に流れてしまいます。

電話代行や秘書代行を依頼することでたとえ電話に出れない状況であっても一時対応を行ってくれますので、お客様に不信感や不安感を与えることはありません。場合によっては電話代行会社や秘書代行会社がお客様の質問に答えてくれる場合もありますので会社の信頼性も高くなります。