営業支援システムを選ぶ7つのポイント

営業支援システムを選ぶ際の7つのポイント

営業支援システム（SFA）とは？

営業支援システム（SFA）とは簡単にいってしまうと、営業活動を可視化及び効率化するシステム、ということになります。営業マンの秘書やアシスタント代わりになると考えると、分かり易いのではないでしょうか。
個々の営業マンの業務をサポートするのは勿論ですが、営業チーム内での情報共有や、営業をサポートするアシスタントとのコミュニケーションの効率化も図れるシステムです。また、個々の営業活動で蓄積されるデータをわかりやすくまとめる報告機能や、それらの分析機能も備えており、営業活動の改善や売り上げ向上につなげることを目的とするものとなっています。

顧客管理システムのような機能を備えた営業支援システムもありますが、ここでは営業マンの営業活動を支援するというとらえかたで、営業支援システムを選ぶポイントをみてみましょう。

営業マンにとって使いやすいか？

まず実際に使う営業マンにとって、使い易いかどうかをポイントにして選ぶことが大切です。
入力方法や、画面のレイアウト、モバイル対応しているか、またモバイルで入力しやすいかなどを、営業マンの意見を聞きながら選びましょう。
営業マンが外出先で使えるかどうかもポイントとなります。日程管理機能や、通知機能、メール配信機能、名刺スキャン機能など、外出先でも比較的簡単に入力したり操作できるか、またそのような機能は本当に必要かも、営業マンの視点から比較してみましょう。
せっかくシステムを導入しても使いこなせないと、結局はコストアップとなってしまいますので、重要なポイントです。

必要な機能を特定する

営業支援システムの導入を検討する際に、実際に営業支援システムでどのようなことができるかやどうやって使うのかと言ったイメージは、なかなかつかみにくいかもしれません。できれば同じ業種や同じような営業形態の、参考となる事例をなるべく沢山提供してくれるベンダーを利用して、まず自社での活用方法をイメージするところから始めましょう。

営業支援システムの機能やツールは、様々なものが提供されています。しかし、一見魅力的と思われる機能の宣伝に惑わされると大事なポイントがぼやけてしまい、結局は宝の持ちぐされになりかねません。まず営業支援システムで何をしたいのかを明確にし、その為に必要な機能を特定してください。

必要な機能は備えているか？

営業支援システムをどのように活用したいかや、その為にはどんな機能がどのような優先順位で必要となるかが特定できたら、それらの機能を備えているかをポイントにして比較しましょう。

営業支援システムを有効に使う為には、販売営業に必要な機能と、情報の分析及びレポート機能と、二つに分けて考えることが必要です。
例えば営業マンにとっては、以下のような機能が必要となるでしょう。
・見積もり提出や支払い期限などを管理する、カレンダー機能や通知機能
・見積もり提出や受注履歴など、実績のデータベース化
・蓄積したデータのグラフ化機能
・顧客別、製品別のソート機能
・予算管理機能

また管理職にとっては、以下のような機能も必要です。
・営業マンの営業活動のチェック機能
・クレーム履歴
・どのようなオファーや対応が実績につながるのかの分析機能
・顧客訪問と受注実績との関係などの分析機能

営業支援システムを柔軟にカスタマイズできるか？

システムを使うのは営業マンや会社であり、システムが営業マンや会社を使うわけではありません。せっかくコストをかけて導入して、他社も成功しているシステムだからといって、自社のニーズや営業方法を無理やりシステムに合わせる必要はありません。それよりも、自社のニーズに合わせてシステムをカスタマイズできる柔軟性があるかをポイントにして、営業支援システムを選ぶことが必要です。
また現在のニーズだけでなく、将来のビジョンも考慮して、今後考えられる変化にも対応できるようになっているかも、比較のポイントとしましょう。

機能を拡張できるか？

カスタマイズできることを確認した上で、まず基本的かつ最も重要な機能を導入したと想定してください。営業マンも使い慣れてきたら、追加機能の希望が出てくるのは必至です。
そのような需要に対応して、システムをバージョンアップしたり、追加機能を備えた上位のプランにアップブレードしたり、既に使用している顧客管理システムや、営業管理システム、在庫管理システム、経理システムなどとも、何らかの形で連携できるようになっているかもポイントとして、選ぶことも必要です。

費用は？

勿論コストも重要な選択のポイントです。
コストは初期費用と運用費用とに大きく分かれます。またクラウド型にするか、オンプレミス型※かにするかによっても変わってきます。クラウド型の場合は、初期費用はかかりませんが毎月の費用が発生します。オンプレミス型は、初期費用は発生しますが、毎月の費用は低く抑えられます。
またコストを比較する場合は、使用するユーザー数と機能毎のディスク容量も考慮して比較する必要があります。
※オンプレミスとはクラウドとは対象となる導入方法で、サーバなど必要な機器を貴社で用意して運用する形態のこと

システムを導入することで売上増加を予想するの困難かもしれませんが、導入により期待できる作業コストや人件費などのコストダウンの見積もりを事前にしておいたうえで、比較しましょう。またコストだけでなく、営業マンや営業アシスタントのモチベーション向上につながるかなど、目に見えない効果も、考慮する必要があるでしょう。

情報のセキュリティ

営業支援システムには、営業活動の重要な情報が蓄積されます。そのため、営業支援システムのセキュリティ面にも注意が必要です。
例えば、外出先から営業マンがスマートフォンなどのモバイル端末からアクセスできる営業支援システムを導入した場合、万が一端末が紛失してしまったら、大切な情報が外部に漏れてしまう可能性があります。そのような場合に指定した端末からアクセスできないようにしたり、端末ないのでデータを遠隔から削除できるなど、情報保護のセキュリティ対策に対応しているかも、チェックしましょう。

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