書類保管サービスの5つメリット

書類保管サービスを利用する5つメリット

事業を営んでいると書類の保管場所に困ります。

会社法により決算書や仕訳帳などは10年間、領収書や契約書、見積書などは7年間保存しなければなりません。また登記関係の書類や知的所有権に関する書類は会社を運営し続ける限り保存しておかなければなりません。
さらに株主名簿や許認可関係の書類、製品の設計図などは保存が決まっていなくても、保存して置きたい書類などもあるかと思います。

そんな書類の保管場所に困っている方向けに貴社に変わって書類の保管を行ってくれる会社がたくさんあります。

ここでは書類保管サービスご利用するメリットをご紹介します。

保管スペースが不要に

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「保管書類が増えてオフィスが狭くなってきた」「キャビネットがいっぱいで段ボールが山積みに」など書類の保管スペースに困っている方も多い方と思います。
普段使わない書類でも保管しなければならないとなると保管スペースの確保に困ります。しかも会社が長く続けば続くほど保管しておく書類は多くなっていきます。

書類保管サービスなら不要な書類を段ボール等に入れておくだけで電話一本で回収しにきてくれ、貴社に変わって書類を保管しておいてくれます。
保管スペースが不要になることで、オフィスを広く使うことができ作業効率も上がるなどのメリットがあります。

コスト削減も可能

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書類保管サービスのメリットは保管スペースが不要になるだけではありません。

「書類保管のために倉庫を借りている」「保管のために1部屋使っている」など書類の保管のために費用をかけている会社も少なくありません。
保管サービスを利用することで保管スペースが不要になりますので、倉庫などを借りる必要もありませんし、必要以上に広いオフィスを借りる必要もありません。

書類保管サービスを行う倉庫は書類を保管するためだけの専用倉庫となりますので自社でトランクルームなどを借りるよりも安く保管することができます。

自社で保管するよりも安全

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社内で書類を保管する場合、外部の方の出入りや社員の入れ替えなどで、どうしてもセキュリティーが甘くなってしまいます。
特に個人情報や製品開発の設計図など外部に漏れては困る書類の保管には細心の注意が必要です。外部に漏れることで会社の信用を著しく落としてしまったり、競合他社に製品を真似されてしまうなど被害を受けてしまう場合があります。

書類を保管してくれる会社のほとんどが、貴社から預かった書類を高いセキュリティーの倉庫で保管してくれます。

保管庫への入退室の管理からはじまり、24時間の友人監視など高いセキュリティーで管理されています。また安全なのは倉庫だけではありません。
書類の集配時もロックのかかったトラックで書類を運んでくれたりと自社ではとても真似できない方法で書類を守ってくれます。

災害などにも強い

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書類保管のリスクの一つが災害による書類の紛失です。
保存しておかなければならない書類はもちろん、製品開発の設計図や顧客情報などの書類はなくすわけにはいきません。

書類保管サービスを行う倉庫は災害などでも対処できるようになっている所が多く存在します。災害時のリスクや対策を考える必要がないのも書類保管サービスを利用するメリットの1つです。

管理が簡単で必要な時に持ってきてくれる

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「必要な書類をどこにしまったか分からない」「どこかにあるはずだが見つからない」など書類探しに困った経験はありませんか。

書類保管サービスには保管している書類をシステムと連動させることで探している書類がどの段ボールに保存されているか簡単に検索することができます。
またシステム上で必要な段ボール選択するだけで書類を運んできてくれることもできます。特に遠方にある営業所の書類が必要な場合も社員を使わず本社に集めることもできるメリットもあります。