勤怠管理システムを選ぶ際の8つのポイント

勤怠管理システムを選ぶ8つのポイント

使いやすいシステムであること

勤怠管理システムは、様々な社員が使用するものになります。そのため、社員にとって使いやすいシステムを選ぶことが重要です。例えば、使用する全社員が使いやすい（打刻しやすい）など機能が必要です。また、人事部門にとっては、勤務時間の計算、時間外労働の計算など使いやすい機能となっていることが必要です。使いにくい勤怠管理システムを導入してしまうと、スムーズな活用ができずに日々の業務に支障をきたす恐れがあります。無料体験版があるシステムも多いので、トライアルによってそれぞれのシステムを比較し、使いやすいものを選びましょう。

充実したサポート体制があること

勤怠管理システムのサポート体制が充実していることも重要なポイントです。初期設定などシステム導入時のサポートや、システム利用時にトラブルが発生した際のサポートなどがあれば、安心してシステムを利用することができます。サポートの方法も、電話対応やメール対応、24時間対応などの体制があるので、勤怠管理システムを比較する際にサポート体制の内容も確認しておきましょう。

導入形態のメリットとデメリットを把握すること

勤怠管理システムの導入形態は、大きく分けて「オンプレミス型（自社運用型）」と「クラウド型」の2つがあります。勤怠管理システムを選ぶ際には、それぞれのメリットとデメリットを把握して比較することが重要です。
オンプレミス型は、自社内の設備にシステムを導入する形態になります。自社のネットワーク内で利用できるため、他の社内システムと連携しやすいこと、カスタマイズがしやすいこと、社外に情報が漏洩する危険が比較的少ないことなどがメリットになります。一方で、自社でソフトウェアを持つことになるため、購入費用などの初期費用が多くかかります。また、ソフトウェアの運用や管理のために運営費や人件費などのランニングコストもかかってきます。
クラウド型は、インターネット上のサーバーを利用する形態になります。自社でソフトウェアを持たず、インターネット環境があるだけで利用できるため、オンプレミス型と比較して初期費用が比較的安くなります。また、ソフトウェアの準備なども必要なく、アカウント登録をしてからすぐに利用できます。一方で、外部のサーバーを利用するため、セキュリティシステムをきちんと確認しておくことが必要です。また、月額料金がランニングコストとしてかかってきます。

自社の勤務形態と合っていること

会社の勤務形態には様々なものがあります。例えば、一日に複数回の打刻をする場合や、シフト勤務、フレックスタイム制など、業種や就業規則によって勤務形態は様々です。勤怠管理システムを比較して選ぶ際には、自社の勤務形態と合ったシステムを導入する必要があります。勤怠管理システムが自社の勤務形態に対応できない場合、システムを導入しても不都合が生じてしまいます。

充実した機能を持っていること

勤怠管理システムに充実した機能が備わっていることも重要なポイントです。例えば、打刻の際には、ICカードを利用するもの、携帯電話やスマートフォンを使うもの、指静脈認証を使うものなど、様々な機能があります。これらの機能を比較して、社員にとってスムーズに使用できる機能を選ぶことが重要です。勤怠の管理体制や管理目的の他、社員の意見を参考にしつつ導入するようにしましょう。

給与ソフトと連携していること

勤怠管理システムは、勤務時間などの集計を行うことによって給与計算と密接に関係します。そのため、給与ソフトと連携した勤怠管理システムを使用することが重要になります。勤怠管理システムと給与ソフトはCSVなどで連携できるシステムもありますので、勤怠管理システムを比較して選ぶ際に、連携が可能な給与ソフトをきちんと確認しておきましょう。

法改正へ対応していること

労働法などの法律の改正が起きた場合は、改正に対応した勤怠管理業務を行う必要があります。そのため、法改正にきちんと対応している勤怠管理システムを選ぶことが重要です。法改正に対応できていない場合、就業時間などの計算が正しく行えない恐れもあります。そのため、勤怠管理システムを検討・比較する際は、現在の労働基準法に対応しているか、だけでなく、改正後のアップデートにかかる時間（法改正にシステムが対応するまでにかかる時間）などを過去のアップデート情報などから確認しておきましょう。

セキュリティがきちんとしていること

セキュリティがきちんとしているかどうかも、勤怠管理システムを選ぶ際に確認すべきポイントです。特に、クラウド型の勤怠管理システムでは、社外でのシステムに自社のデータを預けることになるため、オンプレミス型と比較してセキュリティに注意する必要があります。システムのセキュリティレベルとして、不正アクセスの制御、通信の暗号化などがきちんとしているかを確認しておきましょう。また、データのバックアップ頻度や勤怠管理システムの運用会社がPマーク（プライバシーマーク）を取得しているかなども、チェックしておくことが重要です。