勤怠管理システムを比較する11のポイント

勤怠管理システムを比較するための11のポイント

勤怠管理システムとは従業員の出退勤時間や労働時間、出勤・欠勤などの管理をするシステムで、タイムカードの打刻のような煩わしさを排除することができます。また、給与計算ソフトと連動させれば、有給休暇の取得日数や給与の計算を自動的に行えるようにできますので、毎月の給与明細作成の煩わしさも排除できるようになり、業務の効率化が図れます。
では、勤怠管理システムを導入する際は、どのようなポイントについて比較すれば良いかをご紹介していきます。

1.導入形態

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企業で勤怠管理システムを導入する場合、システムの導入形態を検討しておく必要があります。導入形態は大きく3つに分かれます。既に導入している給与計算システムなどのソフトウェアとの連携性や、既に導入済のパソコンやサーバーなどのハードウェアのスペックにより、どれが適切なのかは変わってきますので、それぞれのメリットを比較して、選ぶようにしましょう。
a)自社運用型（オンプレミス）
自社で用意したハードウェアにパッケージのソフトウェアなどを導入するものです。次に説明するクラウド型と比較すると機密情報が社外に漏洩するリスクが低いことと、すでにお使いの給与計算等の他のソフトウェアとサーバー上で結合しやすく、ソフトウェアのカスタマイズがしやすいことがメリットです。
b)クラウド型
インターネット上のサーバーを利用してソフトウェアを使う形態です。インターネット環境が整っていれば、ユーザーはどこにいても利用することができます。また、オンプレミス型と比較するとサーバーなどのハードウェアをメンテナンスする必要がないため、メンテナンスコストを安く済ませられることがメリットです。さらに、サーバー等のハードウェアを導入する必要がないため、初期費用が無料、または比較的格安・激安という魅力もあります。
c)オリジナルシステムの開発
自社のニーズを満たすオリジナルのシステムをソフトウェア開発会社に委託して開発してもらうものです。自社の状況に適切にマッチングし、非常に使いやすいシステムにできることがメリットです。

2.勤怠管理システムの機能

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勤怠管理システムは、その導入形態によっては機能の制約が発生する場合があります。クラウド型の場合は、汎用的なシステムを使用しますので、比較的多くのシステムでカスタマイズは不可能な場合が多いので、自社で必要な機能がすべて備わっているのかを事前に確認する必要があります。
自社運用型（オンプレミス）の場合、カスタマイズが可能ですので、きちんと必要な機能が洗い出せていれば、必要な機能をすべて搭載したシステムとなります。
導入形態によって機能が異なりますので、必要な機能を洗い出したうえで、どの導入形態が良いのか判断をしてください。

3.システムの使いやすさ

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使い勝手の悪い勤怠管理システムを導入してしまうと、徐々に使われなくなり、高額な費用を支払って導入したシステムが無駄になってしまう可能性があります。そうならないためにも、事前に使いやすさを確認しておく必要があります。
使いやすさを評価する項目はいくつかあります。
a)操作の簡便性
自社の従業員がすぐに使い始められるよう、操作方法等を簡単に覚えられるか？
b)効率性
一度操作方法を覚えてしまえば、効率的に利用できるものか？
c)操作の覚えやすさ
しばらくこのシステムを使っていなくても、使おうと思った時にすぐに操作できるようなものか？
d)エラー発生率
エラーの発生率が低いか？エラーが起きてもすぐに復旧できるか？
e)満足度
使い勝手がよく楽に操作でき、従業員の満足が得られるか？

4.システム導入後のサポート体制

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勤怠管理システムは導入時点だけでなく、導入した後でもシステム維持やアップデート等のためにサポートを受ける必要があります。ですから、サポート体制が充実しているかどうかも、システムを比較するうえで重要なポイントとなります。
a)導入時のサポート
システム導入時に、ユーザーに対して機能や操作方法等の説明があり、迅速かつ確実にシステムを立ち上げられるか？
b)保守・運用
トラブル発生時に、24時間365日迅速に対応できるサポート体制があるか？
c)機能変更時のサポート
ユーザーのニーズの変化による機能の追加やシステム変更等の依頼に対応できる体制か？
d)専門サポート
専門アドバイザーによるアドバイスや、相談窓口があるか？
最新の情報を公開し適宜アップデートを行えるか？

5.自社の就業規則や勤務形態等とのマッチング

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勤怠管理システムを選ぶ際、気を付けなければならないのが、自社の勤務形態などとのマッチングになります。
たとえば、私用で途中外出した場合、勤務時間から当該時間を差し引けば良いのですが、勤怠管理システムが対応できていないと、管理することができなくなってしまいます。また、1日に2度出勤するような勤務形態の場合も、特別なシステムを組む必要があります。

ですから自社の勤務形態に合わせてカスタマイズできることも重要な要件となってくるのです。
勤怠管理システムを導入する場合、自社の勤務形態や、勤怠管理方法などを整理し、必要な条件を洗い出して、それに即した機能が揃ったシステムかどうかをチェックする必要があります。

6.出退勤時間の記録方法

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勤怠管理システムの導入前には、タイムカードで出退勤時刻を打刻している企業も比較的多いかと思います。しかし、勤怠管理システムを導入することで出退勤時間や休憩時間などを入力することになるため、不正な打刻を防ぐこともできます。
最近ではICカードや指紋認証を用いて、センサーにタッチするだけで出退勤時間を登録できるシステムもありますので、パソコン操作が苦手な方でも、簡単に取り扱うことができるようになります。
どのような方法で出退勤時間を記録できるのかという点もチェックすべきポイントになります。

7.給与管理ソフトとの連携

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既に給与管理ソフトを導入している場合、カスタマイズが容易な自社運用型（オンプレミス）またはオリジナルシステム開発がお薦めです。勤怠管理システムと給与管理システムが連携していると、互いのデータを共有でき、関連付けることが容易となり、給与計算が簡便になりますので、業務の効率化につながります。
クラウド型を選ばれた場合でも、給与管理システムも同じシステム運営会社のものを使うことで、データの関連付けができます。また、提携している給与計算システムでも連携がとれる場合もあります。
いずれの場合でも、勤怠管理システムと給与管理システムを関連付けられるかどうかを勤怠管理システム導入する前にチェックするようにしてください。

8.ランニングコスト

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ランニングコストは、勤怠管理システムの導入形態によって異なってきます。自社運用型（オンプレミス）の場合はシステムの使用料（月額費用）は発生しないというメリットがありますが、自前で保守・メンテナンスをする必要がありますのでその分の労務費がかかります。
クラウド型の場合は、初期費用が掛からないという初期投資面でのメリットがあるのと同時に、保守・メンテナンスもシステム運営会社が行いますのでその分の経費が掛からないことも魅力です。しかしながら、システムを使用するための経費が毎月掛かります。
一般的には会社の規模が大きいほど、自社運用型を選択する傾向が比較的多くみられます。これは、システム管理専門の担当を置いても、会社全体の経費に対しての影響が小さいからです。
自前で保守・メンテナンスをするのと、システム使用料を支払うのとどちらが安く済むかは、システム会社に相談、シミュレートしながら比較するのも1つの方法です。

9.セキュリティー

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勤怠管理システムの導入形態によってセキュリティーの差が出ることを紹介しましたが、もう少し詳しく説明していきます。
自社運用型（オンプレミス）の場合は、社内のみのネット環境で利用できますので、外部に機密情報が漏えいする危険性は比較的低くなります。自社内のネットワークのセキュリティーが確立していて、ハッキングなどの対策が施されていれば、外部に情報が漏れることはまずありません。オリジナルシステム開発の場合も、自社内でネットワークが完結していますので、オンプレミスの場合と同様のセキュリティーレベルになります。
一方、クラウド型の場合は、外部サーバーとインターネットで接続するわけですから、比較的情報が漏えいしやすくなります。非常にたくさんのユーザーが利用することから、ウイルスの感染などのリスクが高くなるからです。しかし、システム運営会社では、このデメリットをなくすために、ネットワーク全体のセキュリティーレベルを高くしていますので、クラウド型を導入する場合は、システム運営会社に、セキュリティーレベルを確認すると良いでしょう。

10.法改正への対応

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時によって、労働基準法など、勤怠や給与に関する法律が改正されることがあります。このような場合、自社運用型（オンプレミス）やオリジナルシステム開発の場合は、自社で対応するか専門の業者に対応してもらうかということになりますので、都度メンテナンスのコストが発生します。一方クラウド型の場合は、システム運営会社がすべて対応してくれますので、新たなコストは発生しません。

11.事前トライアルの有無

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高い費用を支払い、ようやく導入した勤怠管理システムを実際に使ってみると予期しないトラブルに見舞われることがあります。システムを運用し始めてから不具合を改善しようとすると、急を要するためかなり大変です。
そんな事態に陥ることが無いように、事前にトライアルができることも必要な条件になってきます。システム選びの際にはトライアルが実施できるのかもしっかりとチェックしておきましょう。