賢い勤怠管理システムを選ぶ3つのポイント
拡大する勤怠の管理は会社にとって大変重要なものです。
ただ出退勤の時刻が分かれば良いという訳ではなく、残業の時間はどのくらいなのか、休みは取れているのか、など紙のタイムカードからそれらを調べようとした場合、その作業はとても大がかりなものとなるでしょう。
そんな時に助けになってくれるのが勤怠管理システムです。
勤怠管理システムを導入することによって、会社にどのようなメリットがあるのか、どんな点に注意をすれば良いのかなどをここで確認していきましょう。
勤怠管理システムでできること
拡大する勤怠管理システムでは出退勤管理が基本となりますが、これまでのようなタイムカードだけでなく、ICカード、生体認証、Webや携帯電話、スマートフォンを利用しての打刻など業種に合わせて多彩な認証を行えることが大きな魅力です。
従来の手動で打刻するタイプのものと違い、シフトと連携しているタイプものでは打ち忘れを教えてくれるなど、管理の面でも非常に有用です。
また、システムによっては有給や代休などの休日管理や有給の自動付与、残業申請や承認なども簡単に行えるようになります。
入力された出退勤のデータをもとに、スケジュール表やシフト表の作成や、給与の計算を行うことが出来るタイプのシステムもありますので上手に活用することでこれまでの手間を大きく減らすことができます。
さらに、給与明細書などの帳票類の発行をサポートしてくれるタイプのものを選択すれば、これまで苦労していた経理の仕事がぐっと楽になることでしょう。
勤怠管理システムを選ぶ際の注意点
拡大するこのように大変便利な勤怠管理システムですが、選ぶ際にはいくつかの注意点がありますので、導入前に知っておきましょう。
まず、勤怠管理システムにはクラウド型とパッケージ型が存在します。
クラウド型はシステムを行っている企業からレンタルする形での利用となります。
レンタルした即日から利用できるなど導入が簡単であることや、クラウド型を提供している企業の方でセキュリティ対策を行ってもらえる点が大きなメリットとなります。
事業所が複数あるような場合にも、一括管理が容易ですのでクラウド型が力を発揮してくれることでしょう。
一方で、回線のトラブルなどが起きてしまった場合に利用できなくなってしまう恐れがあることや、万が一ですが勤怠管理システムをレンタルしている企業が経営不振で倒産してしまった、というような場合にこれまでのデータがすべて失われてしまうということも考えられます。
また、クラウド型では使用する人数によって金額が変動する場合が多くありますので、事業所規模を考えどちらが得かを計算してみる必要もあるでしょう。
これに対しパッケージ型では最初に勤怠管理システムを購入する必要があります。
自社のためだけに購入しますので、システムの内容を会社の規約等にのっとり自由にカスタマイズできる点や、一度購入してしまえばその後の費用がかからない点などがメリットとなります。
社内で管理を行っていくため、データがどこかへ漏れてしまうという心配がなく安心できますが、セキュリティ対策については自社で行う必要が出てきますので、管理には細心の注意が必要です。
いずれの場合も、会社の勤務体制が3交替や3勤1休など変則的なケースでは対応が可能であるかを予め確認しておきましょう。
勤怠管理システム導入にかかる費用
拡大するそれでは、実際に勤怠管理システムを導入するにあたり、いくらくらいの費用が必要となるのでしょうか？
クラウド型では月額料金を支払うことになりますので、初期費用は0円～30000円程度と安価な場合がほとんどですが、例えば指紋などの生体認証を行いたいといった場合には認証に必要なリーダーを別途購入する必要があります。
月額料金の中身については、利用する人数×○○円といった料金体制の場合が多く、30円～300円以上のものまで様々ですが、金額が安いシステムの場合は利用できる内容に限りがある場合もありますので中身をよく比較し検討しましょう。
パッケージ型では、内容に応じて数万円～数百万円のものまでが存在しています。
一度購入すればそれ以降費用はかかりませんが、大きな出費となりますので、内容について細かにチェックをしておく必要があります。
また、一見すると高額ですが、長期の運用を考えた場合ではクラウド型より導入コストが安くなるケースがほとんどですので、セキュリティ対策が問題なく行えるのでしたらはじめはパッケージ型を選択するのも良いでしょう。
売りっぱなしで使いこなせない、というようなことにならないために、導入後のサポートについて確認しておくことも大切です。
さいごに
ご紹介したように、勤怠管理システムを導入することで企業には多くのメリットが生まれます。
使い方によっては企業価値を高めたり、従業員の意欲をより引き出すこともできるでしょう。
性能を最大限に生かすために、勤怠管理システムを賢く選び、人件費削減や煩わしい労務管理からさよならしましょう。
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