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予約管理システムとは?予約管理システムを導入する9つのメリットについて

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予約管理システムとは?予約管理システムを導入するメリット

料理教室や英会話スクールなどの習い事教室、歯科医院やクリニックなどの病院、または美容室やネイルサロンといった店舗では、顧客からの予約受付業務が必須となっています。従来の予約受付は電話やFAXが主体でしたが、現在主流となりつつあるのが、インターネット上での予約管理システムです。では、こうしたシステムを導入することは、どのようなメリットがあるのでしょうか。今回は、予約管理システムの導入を考えている方のために、このシステムが持つさまざまなメリットについて解説していきたいと思います。

1.予約管理システムとは

予約管理システムとは、各種施設やサービスに顧客が予約する際、ホームページなどのWEBサイトから手続きを行えるようになっているシステムのことです。WEBからのものだけでなく、電話やFAXによる予約も、同じシステムで管理することができます。顧客からの予約連絡が頻繁にあるような店舗、施設では、このシステムを導入することでさまざまなメリットを得られるようになっています。以前は導入にかなりの費用が必要でしたが、現在は比較的低コストで導入できるようになっており、公共施設から小売店まで、さまざまな場所で取り入れられています。

2.予約管理システムは見込み客を逃さない

予約管理システムの大きな利点は、いつでも予約ができるという点にあります。電話やFAXの場合、受付できる時間は限られていましたが、WEB上のシステムではその必要がありません。24時間、365日いつでも自動で予約を受け付けることができるため、顧客獲得のチャンスが格段に広がります。従来であれば取り逃がしがちだった見込み客も、予約管理システムによってしっかり確保できるようになります。こうした営業時間外の予約が可能になるという点は、このシステムの大きなメリットと言えるでしょう。

3.予約管理システムは空き状況をリアルタイムで管理できる

予約管理システムの特徴として、現在の予約状況を的確に把握することができるという点があります。従来の電話やFAXによる予約の場合、予約状況を自動的に一覧に反映させることはできませんでした。しかし、予約管理システムであれば、予約済みの日時や場所がリアルタイムでシステムに反映され、更新されていきます。その様子をWEB上で公開することで、顧客は即座に空き状況を確認して、スムーズに予約を行うことが可能となります。さらに、電話やFAX、来店した顧客の予約受付に対しても、システムの一覧を確認することでより効率的に行えるようになります。

4.予約管理システムは業務を効率化し、コスト削減につながる

予約管理システムは、予約管理業務を大幅に効率化できるというメリットもあります。予約システムに入力された顧客情報は、自動的にデータベース化して管理することが可能となっています。それによって受付業務が効率化できるだけでなく、顧客に対しさまざまなアプローチが取れるようになり、営業活動にも活かしやすくなります。また、複数の店舗・施設も一つの予約システムで管理することができるため、情報管理にかかるコストを削減することも可能となります。

5.予約管理システムはデータ分析がしやすくなる

予約管理システムのメリットは、単に顧客情報の管理が自動化されるだけではありません。その情報を元に、こまかいデータ分析が可能になるというメリットもあります。システムには名前や住所などの情報はもちろん、利用日や時間、また購入したサービスや商品、利用金額に至るまでの各種データを、蓄積して取り込むことができます。それを元に、顧客ごとの嗜好を詳細に分析することができ、より効率的なマーケティングにつなげることが可能となります。

6.予約管理システムは外部サービスと連携できる

ほとんどの予約管理システムでは、外部サービスとの連携が手軽にできるようになっています。例えば、TwitterやFacebook、はてなブックマークなどのソーシャルメディアのアイコンを設置することで、SNSを通じて顧客が情報を広めることができ、集客アップにつなげられます。また、アクセス解析ツールとの連動により、顧客の動向をチェックしてユーザビリティの向上などに役立てたり、地図検索サービスと連携させて、簡単に場所を表示させるといったこともできます。

7.予約管理システムはメールマーケティングで集客につなげられる

予約管理システムを導入すると、メールを用いたマーケティングに活用しやすくなります。前述のように、予約システムには自動的に顧客情報が蓄積されていきます。さらにそのデータを分析することにより、それぞれの顧客の嗜好や傾向をつかむことができ、メールでのマーケティングに活かせるようになります。例えば、おすすめ商品メールを送ったり、キャンペーン告知メールを送るなどによって、既存の顧客のリピートを促すことができます。また、予約した顧客へ「ありがとうメール」や「クーポンメール」を送信する機能がついているものもあり、さらなる集客アップにつなげることもできます。

8.予約管理システムはスタッフの負担を減らせる

電話やFAXによる予約管理は、決して少なくない時間と労力が必要になります。しかし、予約管理システムを導入することで、そうした労力をかなりの割合で削減することができます。WEB上の受付であれば、顧客は自分で画面上の案内に従いつつ、手続きを進めるだけでOKです。オペレーターが案内や入力を担当する必要がなく、その分を別の作業に当てることができるため、スタッフの負担を軽減できるというメリットがあります。また、予約システムにクレジット決済の機能を持たせることで、さらに業務を簡略化させることも可能です。

9.予約管理システムは簡単に導入できる

予約管理システムは、比較的導入が簡単というメリットもあります。システムの導入方法は、予約システムの機能があるサイトにリンクを貼るものと、自社のホームページなどに予約システムを埋め込むものとに大別されます。どちらもデザインをテンプレートから選ぶなど、簡単に設定することができ、時間もかかりません。コストも、安いものでは無料のプランが選べるなど、導入の障害が低いというのも魅力の一つとなっています。

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