販売管理システムを選ぶ7つのポイント

販売管理システムを選ぶ際の7つのポイント

販売管理システムとは？

販売管理システムとは、見積もりを出して注文を受けてから、商品やサービスをお客様に納入し、代金を回収して売り上げとして計上するまでの、一連の業務を管理するシステムです。
製造業の場合は、原料を仕入れて生産したものを在庫して販売、卸売業や小売業の場合は、仕入れた商品を在庫して販売するのが業務の流れとなりますので、「仕入れ管理」や「在庫管理」まで含めたシステムを販売管理システムと呼ぶこともあります。

販売管理システムのメリットは、仕入れから販売まで、または見積もりから販売までの一連の流れをシステム化して業務を効率化し、販売にかかわる管理コストを削減できることにあります。また販売に関わる情報を管理し、それらをリアルタイムに可視化することで、スピーディな経営判断に役立てることもできます。

販売管理システムを導入することで何をしたいかの目的を明確にした上で、色々な販売管理システムを比較してみましょう。

比較ポイント1：業種や業態、取扱い商品に対応したものになっているか？

仕入れから販売までの流れやプロセスは、製造業、卸売業、小売業、サービス業によって違いがあります。また卸売りと似ているものの貿易会社の場合は、輸出入に関わる処理も必要です。その他、商品を売るのではなく、特定の客先向けの特定のプロジェクトや案件を管理する必要がある業態もあります。

自社の業態によって、まず汎用性があるもので良いのか、特定の業界や商品用に設計されたものが良いのかを検討しましょう。パッケージ型のシステムでは、業種別のシステムが豊富に提供されているものもあります。特に在庫システムを含む場合は、商品によって在庫の期間や条件に違いがありますので、取扱商品に合った販売管理システムを比較しながら検討しましょう。

比較ポイント2：使い易いか？

実際に誰が使用するのかを考え、操作や画面がシンプル、あるいは現在使用しているシステムやフォーマットに近いかどうかも、比較ポイントになります。

一般的に多岐にわたる機能が提供されていますが、機能はあり過ぎても逆に使いにくいものとなりますので、シンプルなものから始めて必要に応じてアップグレードして行くほうが、使い易い場合もあります。

また実際に試して使い易さを確認する為、無料体験版が提供されているかも確認しましょう。

比較ポイント3：アウトプット

販売管理システムは、冒頭でも述べたように、販売に関わる業務を効率化して管理するだけでなく、経営判断に役立てるツールにもなるものです。従って予算管理への利用も含めて、情報の検索や集計ができるかどうかや、どのような情報が取得できるかも、比較のポイントとなります。

例えば、売れている価格帯や、部門別・担当者別の売り上げ、取引先や仕入先別の売り上げ、商品別売り上げ、それぞれの利益率、自社による納入遅延や顧客の支払い遅延などを検索及び集計したり、プリントできるかどうかも比較すべきポイントです。また見積書や発注書、請求書をプリントする機能や、集計情報を各自の作業の為にエクセルファイルに取り込めるかなども、あると便利な機能となります。

比較ポイント4：カスタマイズできるか？

既に会計システムを利用している企業も多いと思います。会計システムと連携して支払いなどの管理がスムーズに行えるようになっているかも重要ですので、すでにお使いの会計システムと連携できるようになっているかも、比較ポイントとなります。

販売管理や在庫管理に社内の承認ルートが設定されている場合は、システム上でその設定できるか、つまり一つの業務が次の段階に移る際に誰でも自動的に移せるのか、特定の社員や管理職のみが移せるのかなどのカスタマイズができるかもポイントになります。

比較ポイント5：アップグレードの費用は？

システムのアップブレードが格安または激安でできるかも、比較ポイントとなります。スタンダードからより上位なものまで色々なプランが用意されているパッケージもありますが、スタンダードから始める場合でも、上位プランに移行する場合の費用をあらかじめ比較・検討しておいた方が良いでしょう。

また消費税など販売に関わる税法などが変わる可能性も頭に入れ、そのような場合の変更が無料でできるかどうかも、確認しておく必要があります。現在の自社の現状だけでなく、将来の状況も合わせて検討しましょう。

比較ポイント6：費用は？

販売管理システムには、クラウド型とパッケージ型、さらにオーダーメードでシステムを構築するものとあります。

初期費用を格安にしたい場合は、クラウド型が良いでしょう。クラウド型は、インターネットでアプリをダウンロードすれば良く、費用は基本的に毎月の使用料のみとなります。また常に最新のバージョンが使用できますので、バージョンアップ費用などもかかりません。
パッケージ型は、販売管理システムソフトを購入することになりますので、初期費用はかかりますが毎月の費用はかかりません。業種や業態に即したパッケージ版で、比較しましょう。

但し費用は、安ければ良いというものではなく、費用対効果を考慮すべきです。販売管理システムを導入することにより大きな効果が期待できる物の中で比較して下さい。