販売管理システムの選び方
拡大する中小企業や零細企業から大企業まで、最近では販売管理システムの利用率が年々上昇している傾向にあります。
販売管理システムは名前の通り販売の管理をしてくれるシステムですが導入することで、人件費の削減につながるなどのメリットもあります。
また、最近の販売管理システムは操作が簡単であったり、比較的簡単に導入することができる物が多く存在します。
しかし販売管理システムごとに機能や性能が大きく変わりますのではじめて導入する際は注意が必要です。
そこで、実際に販売管理システムを導入していくにあたり、具体的にどのようなことに気をつけて選んでいけばよいのかを知っていきましょう。
何が必要なのかを洗い出そう
拡大する販売管理システムの機能はピンからキリまであり、小規模向けのものから大企業向けのものまで、中身も金額も様々です。
しかし決して高ければ良いという訳ではなく、必要のない機能があれこれとあるために操作性が悪くなってしまった、というような例もあります。
そこで、自社の業務や商品、必要な帳票など、どんな機能が必要なのかを知る必要があります。そのために販売管理システムで「何を行っていきたいか」「何を入力したいのか」を一度書き出してみましょう。
例えば入力しなければならない情報だと、商品コードや倉庫コード、受注単価、在庫数など。
販売管理システムでは帳票の発行、発注や仕入れ、売掛買掛管理、在庫管理、顧客管理などが主となります。しかし業種によっては管理方法が大きく異なります。
販売管理システムの中には製造業向け、小売業向け、卸売業向けなど業種に合わせたシステムの販売もされていますので、汎用性の高いものがよいのか、それとも専門のものがよいのかを考える必要があります。
またPOSシステムと連動しているタイプのものもあります。しかし比較的に値段が高くなりますが、POSシステムを導入していて、販売数や取扱い点数の多い会社の場合には強力な戦力となってくれるはずです。
もう一つ気をつけたいのが、対象従業員数が設定されている場合です。
現在の従業員数が対象従業員数内であっても、会社が成長し従業員が増えた場合に使えなくなってしまう場合があります。またプラン変更などで使用し続けることもできる場合がありますが、上位プランに変更すると利用料金が跳ね上がる場合もありますので注意が必要です。
クラウド型とパッケージ型
拡大する利用したい内容が定まったら、次に気になるのが金額だと思います。
大企業では独自に販売管理システムを構築するような例もありますが、一般的にはクラウド型かパッケージ型を検討しているかと思います。
クラウド型はインターネットからアプリをダウンロードする方法で、毎月の利用料金が発生します。初期費用がかかる場合もありますが、パッケージ型の物と比べると比較的初期導入費用を安く抑えることができます。
一方のパッケージ型では販売管理システムの入ったソフトを購入することとなり、比較的高額な初期費用がかかります。その反面、クラウド型とは違い月額費用がかからない、または比較的安い物が多く存在します。
初期費用だけで使うことのできるパッケージ型の方がトータルコストを比較するとお得になる場合が多いようです。
ただし、支店が多い場合や外出先からも使いたい場合などはクラウド型の導入をおすすめします。さらにクラウド型の場合、常に最新のバージョンで使用することができますので、消費税が変更になった場合なども安心して利用することができます。
操作性は必ずチェック
拡大するどんなシステムでも使いにくければ意味がありません。しかし導入している方の声を聞くと、扱いやすいものとそうでないものがあるようです。
導入後は毎日のように付き合うことになるシステムですから、画面は見やすいか、操作は難しくないか、必要な情報がすぐに表示できるかなどを導入前にチェックしておく必要があります。
また、販売管理システムを導入した場合には、まず、商品や取引先企業の情報を入力することとなりますが、その際にも各社によって入力できる件数や文字数、発行できる帳票の種類などが異なります。
その辺も導入前に必ずチェックしておく必要があります。
また、操作の雰囲気を動画で確認することができる販売管理システムや無料お試し版がある販売管理システムなども多くあります。
気になったシステムがいくつかあった場合、実際に触れて比較することで、気が付かなった点が見えてくるはずです。
サポート体制を知っておこう
拡大する消費税をはじめ、販売に関する法律は今後も変わっていくことが予測されます。
販売管理システムを導入する場合は、こうした時代の流れに即対応をしてくれるシステムを選ぶことも大切です。
アップデートや、将来的なバージョンアップが無料、もしくは有料の場合はいくら必要なのかも確認しておきましょう。
その他にも、実際に運用してみて困ったときに電話やメールで相談することができかも確認しておいてください。提供している会社にもよりますが、メールのみの問い合わせや電話サポートが有料の場合もあります。特にパソコンに不慣れな場合はこういったサポートを利用する機会が増えてくると思いますので、必ずチェックするようにしましょう。
さいごに
販売管理システムはビジネスにとって非常に便利なツールです。
導入することで、仕事が楽になるだけではなく、顧客の傾向を掴んだり、販売や仕入れに関してのミスを減らすことにもつながります。
今後、会社にとって良きパートナーとして存在してもらうためにも、最初のシステム選びを慎重に行い、自社に一番合ったものを選んでいきましょう。
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