テレビ会議・WEB会議システムを選ぶ10つのポイント

テレビ会議・WEB会議システムを選ぶ際注意すべき10つのポイント

社内社外を問わず、会議の機会は多いと思います。社内でもオフィスが別の場所に分かれていたり、支店が多くある場合、社外と同様に移動に経費がかかってきます。そのため、最近はWEB環境が整っていることもあり、テレビ会議・WEB会議システムを導入してコストを抑える傾向が強まっています。また、インターネット環境があれば、すぐに手軽に導入できるように多くの商品が発表されていますが、それだけに導入や維持にかかるコストや会議での効率的な利用の仕方、セキュリティなど、商品間で差があり、選ぶ際に様々な課題が出ています。そこで、テレビ会議・WEB会議システムを選ぶ際に注意しなければならないポイントをご紹介していきましょう。

ただ、その前にテレビ会議とWEB会議システムはどう違うのかを簡単に見ておきましょう。
どちらも遠隔地にいるメンバーが画面を通して会議を行なえるシステムです。しかし、それぞれに特徴がありますので、目的に合わせてどちらを選ぶか考えておく必要があります。
＜テレビ会議システム＞
テレビ会議については専用回線を使用して専用の端末でテレビやプロジェクターを見ながら会議を行なうものです。特徴としては専用回線と大型の画面を使うため、画質や音質がWEB会議に比べて優れています。専用回線ですから、セキュリティも頑丈で、重要な会議や守秘性の高い会議に向いています。ただ、後のポイントでも紹介いたしますが、専用回線を使うため、導入コストが高く、利用拠点も多い場合にはさらにコストが高くなります。
＜WEB会議システム＞
既に社内にあるパソコンをインターネットに接続し、WEB用の格安なカメラやヘッドセットなどを使って行なう会議です。パソコンを利用するだけに資料の共有など手軽に会議ができる点が特徴です。たくさんの拠点を結んで会議をすることもできます。ただ、パソコンの画面を使うため、画質、音質はテレビ会議システムに比べると劣ります。

以上のような特徴があるためテレビ会議・WEB会議システムを使用目的によって使い分ける必要があります。それらの特徴を意識しながら10つの比較ポイントをご紹介致します。

自社構築（パッケージ）型かクラウド（ASP）型か(WEB会議システム)

テレビ会議・WEB会議システムうち、WEB会議の場合、二つの導入形態の方法があり、主に自社サーバーがある場合と無い場合とで違ってきます。自社サーバーがある場合の自社構築型は、パッケージソフトをインストールする形になりますが、自社の環境に合わせてカスタマイズできるだけに、セキュリティに関しても細かく制限できます。多数の利用者がいる場合には課金方式のクラウド型より安くすむ場合もあります。ただし、維持管理を行うシステム担当者の負担やイニシャルコスト、維持費用がクラウド型より高くなってしまう傾向にあります。それに対して、クラウド型は既存のテレビ会議システムのアプリケーションを使うパソコンなどにインストールするだけですのでイニシャルコストが安く済みます。また、社内外との接続もWEB回線を使うため、容易です。但し、不正アクセスなどにより情報漏洩が生じてしまう可能性があることや、接続拠点が極端に多い場合には課金制なのでコストが高くなる可能性もあります。そのため、テレビ会議・WEB会議システムを導入する際は利用目的や、拠点数、セキュリティ面を考慮しながら選択する必要があるでしょう。ただ、拠点数がそれ程多くなければ、コストではクラウド型が比較的有利でしょう。

データを閲覧・共有できる便利な機能を備えているか？

テレビ会議・WEB会議システムのうち、WEB会議の場合、その特徴の一つにデータの閲覧や共有ができる便利な機能を備えていると言う点があります。テレビ会議の場合は、画像と音声だけに限られてしまう場合が多く、会議資料などはそれぞれの会議場所に印刷したものを事前に送りメンバーごとに配っておく必要があります。その点、WEB会議では、インターネット回線を通じて各メンバーが繋がっているため、会議資料を画面で簡単に共有することが可能です。ただ、WEB会議システムでも、会議資料をどこで共有するかと言う点などで機能に差があります。サーバー、各自のデスクトップパソコン、システム内臓のアプリケーションと3つの手法があり、全て使えるシステムや一つしか使えないシステムで価格も違ってきます。各自のデスクトップの場合、セキュリティは各自管理しているパソコンごとに異なるため、重要な資料を共有しあう場合には不安が残ります。会議の目的に応じて、導入の際にはデータの共有形式がどのように使えるのか確認して比較しておく必要があります。さらにホワイトボード機能などがついているとより便利です。

契約形態を確認(WEB会議システム)

テレビ会議・WEB会議システムのうち、WEB会議の場合、システムを提供するメーカーによって契約形態が違っています。特にクラウド型の場合は、接続数（拠点数）で価格が決められ、その接続端末の接続数に応じて課金がかかってきます。従って、当初の導入費用は自社構築のほうが高くつきますが、拠点数、接続数が多い場合、この課金によって運用費用が嵩むため、結果として長期で見た場合にはクラウド型はコストが高くなることもあります。ただ、課金制でもルーム課金制と言って開かれる会議ごとに課金される形式もあり、１契約の中で何人も利用できる場合もあります。従って、WEB会議システムを選ぶ場合は、この契約形態を事前に確認して、接続拠点数やコストと利便性のバランスなどを考慮して長期的に使用した場合、どちらが安くなるかを比較しておく必要があります。

セキュリティ、サポート体制の充実度はどうか

せっかくテレビ会議・WEB会議システムを入れても、システムトラブルや回線トラブルのために中断したり、機能を使いきれず、あまり使われないというケースが良く見られます。特に、クラウド型のWEB回線を利用する場合には、いつでもトラブル対応してくれるサポート体制が必要になります。会議の時間帯にもよりますが、必要な時間帯にすぐに対応してくれるサポート体制を持っているかどうかをメーカーに確認しておく必要があります。
また、WEB会議システムのクラウド型のようにインターネット回線を使用する場合、専用回線を使用するテレビ会議と比較すると、外部からの不正アクセスなどに対してセキュリティ対策が必要になります。そのため、クラウド型の場合、導入の際に第三者によって盗聴される可能性が無いか、ファイル送信の暗号化対策などが万全かを確認する必要があります。クラウド型の場合、「無料で利用できる物の中にはセキュリティレベルの低い物も比較的多く、外部アクセスされてしまう可能性もありますので、コストが安いと言うだけで導入することはリスクが高いと言えます。

イニシャルコストはどうか？

テレビ会議・WEB会議システムのイニシャルコストは、クラウド型は既存のインターネット回線を利用し、メーカーのソフトをインストールするだけですので、比較的安くすみます。そのため、通信回線を新たに設ける必要もないのでイニシャルコストは安くあがります。また、既にＩＴ関連商品の取り扱いに慣れた人が多い現在では、マニュアルなどを読まずとも直感で操作・利用できるシステムも多数ありますのですぐに利用することができます。また、高いセキュリティレベルを求める場合や利用拠点が多いなどの場合は、自社構築型もよいでしょう。ただ、自社構築型の場合には、自社のオフィス環境に合わせて導入する必要があり、システム担当者の負担が大きく、イニシャルコストや利用できるまでに時間がかかる場合があります。また、場合によってはマニュアルを最初から作る必要もあり、その分コストもかかってきます。

操作性は簡単か

テレビ会議・WEB会議システムの場合、実際に利用する会議担当者が簡単に操作できるかどうかもシステム選びの際の比較ポイントになります。操作が面倒で、いつも業者のサポート体制に依存しているのでは、使い勝手の悪いシステムになってしまいます。自分たちで導入時の設定などはもちろん、スムーズに操作できることが必要です。そのためには、簡単に操作できるようなシステム設計になっているかどうか、実際に簡単に操作ができるかを事前にテストして比較してみるのがよいでしょう。

映像の品質は確保できているか

テレビ会議・WEB会議システムの場合、相手の表情が鮮明に見えないと会議と言えませんし、他社との交渉もスムーズにいきません。テレビ会議の場合には、専用回線やテレビ、プロジェクターの質が影響しますが、WEB会議システムよりも比較的高画質な映像で利用することができます。ただ、その分システム費用は高いものになってしまいます。それに比べるとWEB会議システムの場合、コストは比較的安価に済みますが、共有のインターネット回線を利用するため、映像の質では劣り、途中で映像が止まったり、音声が途切れたりするケースもあります。表情などもはっきり認識したい場合などには、WEB会議システムは難しいと言えます。WEB会議システムの場合、画質には、SD映像（スタンダード）とHD映像（ハイディフィニション）の二種類があり、より画質を求めるのであれば、ＨＤ映像を選択しておくべきでしょう。この点も事前にテスト比較してチェックしておきましょう。

「通信の安定性」（音声の質）は確保されているか

テレビ会議・WEB会議システムにおいては、相手の声が明瞭に聞こえなかったり、音声が遅れたりすると、離れた場所だけに誤解が生じ易いものです。それでは円滑に進めることはできません。従って、音質を常に維持できる通信の安定性が鍵になります。導入前に、実際に試験的に使ってみて高音質が維持されているか、音声が遅れてこないかなどをチェックして比較おく必要があります。

同時接続可能拠点数は確保できているか

テレビ会議・WEB会議システムの導入理由の中には、拠点がたくさんあり、会議をする場合、本社などに全員集めなくてはならず、交通費、宿泊費など大きな経費がかかることにあります。テレビ会議の場合には、専用回線を使うため、拠点数が多い場合や、同時接続先が多い場合にはそれらを全て専用回線で繋ぐ必要があるため、大きなコストが必要となります。一方、WEB会議システムの場合は、契約形態の所でも紹介しましたが、ルーム課金型のシステムもありますので、同時にどれ位の拠点と会議をするのかを予想し、接続可能拠点数内で済めば、比較的コストは安くすみます。会議の人数を考慮しながら、導入を決定するようにしてください。

導入のしやすさ

テレビ会議・WEB会議システムの導入のしやすさという点では、WEB会議システムのクラウド型の方が比較的便利です。自社構築の場合には、パッケージのインストールや参加者端末のセキュリティレベルの変更などが必要になり、そのために自社の管理責任権限を持つシステム担当者に負担がかかります。また、社内で使っている端末のブラウザのレベルを合わせたり、動作検証をする必要もありますので、利用開始までかなり時間がかかってしまいます。それに対してクラウド型の場合には、テレビ会議システムと同様、ソフトの中に全ての仕組みが組み込まれているだけに、導入は比較的簡単に行なえ、低コストですぐに始められます。専用回線を利用するテレビ会議でも初期導入も業者が行なってくれるため、負担は少ないですが、回線敷設に時間がかかったり、当初の使用担当者に対する説明会などに手間がかかることになります。

以上の10のポイントについて、チェック表を作って導入可否を判断して、総合的に導入を進めていくことをお勧めします。