オフィス・事務所の移転会社を選ぶ4つの注意点

オフィス・事務所の移転会社を選ぶ際の4つの注意点

「事業拡大で現在のオフィスでは手狭になった」「もっとビジネスに有利な立地に事業所を持ちたい」などオフィス・事務所の移転は、企業の成長過程で必ず通る道です。
そしてオフィス・事務所の移転は、普通の住まいの引越とは比較にならないほど多くの人と物、お金の動くプロジェクトとなります。物件探しに始まり、現在の事務所やオフィスにある机や書類、パソコン、設備機器など膨大な荷物の移動。移転先の内装デザインや配線工事と、なすべきこと、考えるべきことはたくさんあります。
こうした移転を滞りなく行うためには、オフィス移転や事務所移転は専門業者の力を借りることも1つの方法です。普通の引っ越し会社と違い、オフィス移転ならではのポイントを押さえて取り仕切ってくれます。
オフィス・事務所の移転会社は全国に多数ありますが、ここでは業者選びに失敗しないための注意するべきポイントをいくつかご紹介します。

ワンストップで対応してくれる

冒頭に取り上げた通り、オフィスや事務所の移転においてやらねばならないことは多岐にわたり、各工程のスケジュール調整ともなれば、通常業務を抱えている社員の方が行える業務ではありません。
オフィス・事務所の移転会社を探すにあたっておすすめのポイントが、「ワンストップ対応」してくれることです。移転会社に依頼することで担当者と移転会社との窓口が一本化され、その先はすべて移転会社に任せることが可能です。せっかくお金をかけて依頼するのですから、できるだけ面倒な作業は移転会社に預けてしまいましょう。また一口にワンストップといっても、業者によってどこまで対応してくれるのかは違います。依頼する前に、ワンストップの範囲を比較するのもポイントの１つです。

機密情報の取り扱いへの意識が高い

オフィスや事務所の移転では、社内にある大量の社内資料や機密文書、PC機器を移動させることになります。つまり運送や手配を担う移転会社に、こうした機密情報を含む物を運んでもらうことになるわけです。
したがって移転会社の比較検討にあたっては、機密情報の取り扱いを安心して任せられることが必須条件です。業務実績が多くより信頼できる企業であるのはもちろん、移転会社自らが機密情報の取り扱いに関するポリシーを宣言しており、コンプライアンスへの意識が高いことが望ましいです。

オフィス設計上の関連法規に詳しい

多くの場合、オフィスや事務所は比較的大きな規模の建物に設けられます。そうしたオフィスの設計には、戸建住宅にはない様々な法律上の問題が関わってきます。例えば、「建築基準法」や「消防法」に従って避難経路や消火設備・排煙設備を設ける、「労働安全衛生法」にのっとり種々の職場環境を整える、といったことがオフィス作りには必要なのです。
移転会社を比較検討する際は、担当者がこうした法令・条例に知識があるか、またオフィスの設計にあたり適切な助言をしてくれるかを打ち合わせ時に探ってみると良いでしょう。デザイン性や機能性について提案だけでなくこういった面での対応もきちんとしている会社に依頼しましょう。
今やコンプライアンスは良識ある企業の常識。せっかく移転する新しい事務所ですから、きちんと法令にのっとって作られたオフィスとしたいものです。

コミュニケーションが円滑である

移転プロジェクトの担当者となる方は、移転の開始から完了まで、移転会社の担当者と様々なやり取り、調整を頻繁に行うことになります。そこで大事になるのは、担当者との相性、コミュニケーションです。移転作業とは直接関係ないように思われるかもしれませんが、業者の比較検討にあたっては非常に大切なポイントです。
オフィスや事務所の移転は、そう頻繁にありません。ほとんどの場合、移転担当者は未経験の業務でしょう。プロの移転会社の担当者と円滑なコミュニケーションをとり、分からないことや不安な点は何でもアドバイスしてもらえるのが理想です。担当者同士に緊密な信頼関係が生まれれば、仕事のクオリティが高まるのはもちろん、不測の事態が起きても比較的柔軟な対応をしてくれるでしょう。こうした関係が築ける相手かどうかを、移転会社の比較時点のやり取りで判断してください。