法人向けオンラインストレージを選ぶ際の6つのポイント
オンラインストレージとは、ネット上で利用できるハードディスク(記憶装置)のようなものです。
今まで企業ではサーバーを設置して、データの共有を行っていましたが、法人向けオンラインストレージは、一般的なオンラインストレージと比較して、セキュリティーに関する強化が施されており、
・サーバーと比較して安価
・サーバーと比較しても遜色のない安全性
・サーバーよりも自由性が高い
などの理由から、法人オンラインストレージを利用した方が優位と考えられています。
特に昨今では、スマートフォンやタブレットPCが広く普及した為、外出先や遠方の営業所などであっても社内データが利用出来れば、より効果的で効率良く業務が行えるようという事から、法人向けオンラインストレージの需要は年々高まっていると言えます。
この記事では、法人がオンラインストレージを選ぶ際の6つのポイントを紹介しています。導入する際には、是非、参考にしてみてください。
ポイント1:サービス会社のデータのセキュリティー
社内データを外部に保存する訳ですから、社内の機密データや重要データが外部に漏洩するようではいけません。まずは企業にとって、オンラインストレージを利用する場合に最重要視することは、オンラインストレージ運営会社のセキュリティー対策が万全であるかどうか、ということです。
今や情報漏洩は社会問題となっており、情報漏洩によって多大な損害を被る場合もあります。オンラインストレージを利用する際には、サービス会社が行っているウィルス対策、ハッキング対策などのセキュリティー面を比較して、オラインストレージサービス会社を選ぶようにしましょう。
ポイント2:オンラインストレージ会社のデータの保存と管理
情報漏洩に関するセキュリティーと共に、データの保存と管理に対する対策が万全にされているかどうかも重要視しなければなりません。データは何らかの形で必ず保存されています。その保存されているデータが壊れてしまったり、消えてしまうようではいけません。サービス会社が行っているデータの保存方法、管理方法なども比較してオンラインサービス会社を選ぶようにしましょう。
ポイント3:データの管理と制限
社内データを閲覧するには、様々な社内セュリティーやルールを構築する必要があると言えます。社内であっても、一般社員には開示できない情報もあれば、ある一定の役職者しか見ることができない情報などがあります。
法人向けオンラインストレージでは、そういったデータに対し、ファイルの管理機能が備わっている事が多く、アクセス可能な利用者(社員)を割り当てることによって、アクセス制限ができるかどうかも比較して決めと良いでしょう。
ポイント4:データの編集・閲覧の権限
データの内容を誰もが編集できてしまう環境では、共通データの内容が知らぬ間に変わってしまっていたり、誤って削除されてしまうなどのトラブルが起きてしまいます。それらを回避する為に、データへのアクセス制限とともに、編集制限も加えれば、このようなリスクは避けられるでしょう。利用者(社員)一人一人に対して、閲覧・編集・移動・アップロード・ダウンロードなどの項目別に権限を設定することで、データの安全性を高めることができます。これらが詳細に設定できるかどうかも比較して決めると良いでしょう。
ポイント5:利用者ログの管理
通常、オンラインストレージを利用する際には、ログインIDとパスワードを入力してサービスを利用します。これによってデータへのアクセルログが残り、誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたのかが分かります。情報漏洩やデータの改ざんなどの不正が起きた際には、これらを調べることで利用者を特定することができます。
これは一般的な機能ですが、使い方を変えれば、どのデータへのアクセスが多いのか、回覧データを閲覧したかどうか、なども調べることが出来るオンラインストレージもあります。オンラインストレージを選ぶ際はアクセス管理機能を装備しているかどうかも比較すると良いでしょう。
ポイント6:データ管理者の権限
今やスマートフォンやタブレットPCなどは、ビジネスにおいて業務を効率良く行う為の重要なアイテムとなりました。外出先からデータを閲覧できる事によって、迅速な対応や柔軟な提案などが可能となります。しかし持ち運びが出来ることから端末の盗難や紛失などのリスクもあります。
そんな時法人向けのオンラインストレージであれば、端末が盗難や紛失した場合に、データの漏洩防止のために、そのアカウントからのファイルの操作停止やアカウントロックが行うことが出来る機能も重要な対策と言えます。
まとめ
オンラインストレージをより便利に、より安全に活用するために、
① データのセキュリティー
② データの保存と管理
③ データの管理と制限
④ データへの権限
⑤ 利用者ログの管理
⑥ 管理者権限
という6つのポイントを抑えている法人向けオンライストレージサービスを提供しているサービス会社を比較して選定すると、安全に運用ができると思います。是非、参考にしてみてください。
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