メール配信システムを選ぶ5つのポイント

メール配信システムを選ぶ際の5つのポイント

メール配信システムとは、会員や顧客に対して、お知らせや宣伝などのメールを一斉配信する際に使用するシステムです。また、メールマガジンの購読者などに対して定期的にメールを送信したい場合などにも使用します。
メール配信システムを使用すれば、普通のメールソフトを使って一通一通送信する方法と比較して、手間なく大量かつ定期的にメールを送信することが可能です。
メール配信システムには様々なサービスがありますので、各サービスを比較するための「メール配信システムを選ぶ際の5つのポイント」を紹介します。

自分にとっての使いやすさを比較する

メール配信システムの使いやすさ（ユーザビリティ）を比較します。入力フォームなどが自分にとって使いやすければその分操作ミスも減ります。テスト配信などを試せるようでしたら、操作感と配信の手順を確かめておくことをおすすめします。また操作しながら以下の項目についてチェックし比較してみてください。
1) 送信元のメールアドレス
送信元ととして独自ドメインのメールアドレスを設定できるかを確認します。独自ドメインを使用することでメールの信頼性が上がります。
2) 送信内容のパーソナライズ機能
相手によって送信内容を変えること（パーソナライズ）ができるかを確認します。すでに登録してあるデータを元に、メールの件名や、メール本文の宛名、肩書き、個々の本文内容など、差し込み送信が可能な項目についてチェックしておきます。
3) 本文のテキスト編集機能
テキスト本文に対しての編集機能を確認します。メール本文の改行位置の設定機能、機種依存文字、半角・全角のチェック機能など、使える機能を比較します。
4) 署名
署名のパターンを変えて送信できるかなどチェックします。
5) HTMLメール
HTMLメールは、通常のテキストメールと異なり、文章の他に画像データなどで装飾を施したメールです。ただしHTMLメールは見た目の訴求力は高くなりますが、受け取り側の設定によってはHTMLメールの表示がこちらの想定通り表示されない場合もあります。

必要な機能を比較する

メール配信システムには、一斉配信機能の他に、ステップメール機能、ターゲット配信機能などの様々な機能があります。自分に必要な機能をチェックして比較してみてください。
1) ステップメール機能
メールをスケジュールごとに配信する機能です。
2) ターゲット配信機能
年齢、性別、出身地、趣味嗜好など、登録されたデータの中から特定のターゲットに対してメールを配信する機能です。
3) その他
添付ファイル付きのメールを一斉配信する機能や、外国語でメールを一斉配信する機能（文字化けのリスクがある外国語に対応）など、ユーザーのニーズに応じた機能もありますので、サービスごとの独自の特徴を比較してみてください。

配信の品質（配信速度や配信数）を比較する

メール配信システムの形態には、クラウドで提供されるサービス（ASP型のメール配信サービス）とパソコンにインストールするタイプのサービスがあります。
ローカル環境のパソコンにメール配信ソフトをインストールした場合、継続的なコストはかかりませんが、アップデートなどのメンテナンスに手間がかかります。また、メール配信の品質は自社環境（契約しているサーバ）や契約するプロバイダ（通信回線を提供するインターネット・サービス・プロバイダ）に依存します。そのため、大量配信する際は送信サーバへの負荷やプロバイダの制限事項を考慮して運用することが必要です。プロバイダやサーバの多くは大量のメールを一斉送信することを禁止していたり、また、大量のメールを送信するには何時間もかかったりします。
これらと比較して、クラウドで提供されるメール配信システムのサービスは、サービス提供会社のサーバに設置された専用のメール配信システムを利用しますので、バージョンアップなどメンテナンスの必要もなく、大量配信する際のサーバの負荷や、高速配信の際の回線の品質もある程度心配する必要がありません。

メールの到着率を比較する

メールの到着率を上げるための対策がとられているかについても比較してみてください。
メールは、一斉メール配信に限らず、送信側、受信側、またその経路のいずれかの問題で届ない場合があります。何らかのサーバートラブルによる遅延や未達などメールの経路の問題は防ぎようがありませんが、メールをより確実に届けるために、送信側で回避できる問題はなるべく解決しておきたいものです。
メール配信システムには、大量配信がサーバへの負荷と見なされてIPアドレスがプロバイダからブロックされた場合、専用サーバを切り替えて対応できる機能が備わっているサービスもあります。
また、独自ドメインのメールアドレスを使うと、ドメインと送信サーバのIPアドレスが異なっていることから、迷惑メールと見なされる場合がありますが、メール配信システムが送信ドメイン認証技術（SPFやDKIMなど）に対応していればこれらの問題を回避できますので必ずチェックしてみてください。

移管のしやすさを比較する

将来的に別のメール配信システムを使う可能性もあるかもしれません。もし別のシステムにデータ移管する際の事も考えてメール配信システムを比較する必要があります。
csvファイルなど取得できるデータの形式を確認し、その取得したデータが扱いやすいかどうも試してみてください。例えば、メール配信システムからインポートしたcsvファイルをエクセルやアクセスなどに簡単にエクスポートできるかなど試してみてください。また、運用後も自分がわかりやすい形で定期的にバックアップとっておけば移管手順の確認にもなって安心です。

PR:比較jpはメール・メルマガ配信システムに関する一括見積もりの比較サイトです

比較jpは配信予定件数や宛先のデバイス（パソコンやスマホなど）などをご記入いただくだけで複数のメール・メルマガ配信システムの提供会社へ一括で見積もり依頼が行える比較サイトです。
届いた見積もりや提案などを比較するだけで貴社の条件に合った最適なメール・メルマガ配信システムが見つかるはずです。
もちろん見積もり依頼は何度ご利用いただいても無料です。

詳しくは「メール・メルマガ配信システムを比較」のページにてご確認いただけます。