コピー機（複合機）の販売会社の選び方

コピー機（複合機）の販売会社を選ぶポイント

1.導入方法で選ぶ

コピー機（複合機）の導入を計画している場合、問題となるのが、販売会社の選び方です。販売会社を選ぶポイントはいくつかありますが、まず挙げられるのが、「導入方法で選ぶ」ということです。
コピー機の導入方法は、主に3つに分けられます。まず、新品あるいは中古コピー機を購入する方法、次に、中古品をレンタルする方法、そして、新品をリースする方法です。使用する期間などによって適した導入方法は異なり、また、それによって選ぶべき販売会社も変わってきます。
新品コピー機購入は、初期費用が高額になる反面、5～10年ほどの長期使用が可能というメリットがあります。中古コピー機購入は、初期費用が抑えられるものの、使用期間は3年ほどと限られます。
また、レンタルとリースは似ていますが、レンタルが中古品に限られ、中途解約が可能な反面、月額料金はリースより高めであること、一方リースは新品が基本で、中途解約ができず、その分月額料金はレンタルより安いことなどが異なります。コピー機の使用期間が3年以下ならレンタルが、それ以上ならリース契約が比較的お得であると言えます。
販売会社によって、導入方法の種類は異なりますから、こうした違いを踏まえ、販売会社を選ぶようにしましょう。

2.機能・性能に応じて選ぶ

必要となるコピー機の機能や性能も、販売会社を選ぶポイントになります。
モノクロコピーだけでよいのか、カラーコピーが必要なのか、またファックスやプリンター、スキャナーといった機能は必要かという点は、コピー機選びに欠かせません。限られた機能のみでよい場合は、中古コピー機の購入やレンタルで十分かもしれません。
一方で、中古コピー機にはネットワーク共有機能が備わっていない場合もあります。備わっていても、Windows対応のみで、Macは利用できないといった場合もあり、注意が必要です。
また、月間でどれくらいの枚数をコピーするのかという点も重要になります。コピー機の性能は、印刷速度によって異なり、印刷速度が早いほど、推奨される月間印刷枚数が多くなります。ですから、月間印刷枚数が多い場合ほど、性能の高いコピー機が必要になります。
このように、コピー機を導入する際は、どの程度の機能や性能が必要なのかを考え、販売会社を比較しましょう。

3.トータルコストで選ぶ

コピー機を導入する際のコストは、本体の料金だけではありません。コピー機の保守にかかる費用も必要になります。「カウンター料金」や「スポット料金」などと呼ばれるものです。
コピー機は大変精密な機械であり、ちょっとしたことで不具合が起こります。紙詰まり程度の比較的軽いものならまだしも、自分で直せないようなトラブルは、業者に修理を頼むしかありません。その場合、保守料金の契約がないと、かなり高額な修理費用が必要になります。
そのようなことを避けるためにも、定期的なメンテナンスや、トラブル時の対応などにかかる費用を月額で支払うのが、保守契約です。
コピー機を選ぶ際は、本体にかかる料金と保守料金の両方を把握するため、販売会社に詳しい料金内容を提示してもらいましょう。こうすることで、利用にかかるトータルコストをつかむことができ、販売会社を比較する際の材料になります。

4.サポート体制に応じて選ぶ

前述したように、コピー機は大変故障のしやすい機械であり、定期的なメンテナンスや、トラブル時の修理対応などの保守サービスは欠かせません。こういったサービス体制も、コピー機販売会社を比較するポイントになります。
保守契約は、コピー機を購入、またはレンタル・リースする際に必ず必要になります。保守契約を結ぶと、トラブル時や定期メンテナンスの際、作業員が対応してくれるのですが、この作業員は多くの場合、メーカーを含む外注の保守業者になります。
コピー機を購入した販売会社が、自社でメンテナンスを行う場合もありますが、ほとんどは別の保守業者に、メンテナンスなどを外注して委託しています。ですから、どこの保守業者と契約しているかで、サポート体制の質も変わってきます。
中には不具合が起きてもすぐに対応してもらえないなど、業者によっては保守対応の質が比較的よくない場合もあり得ます。
コピー機を導入する際は、販売会社に、保守サービスの体制について尋ねてみましょう。自社対応が望ましいですが、外注であればメーカーの認定店であるか、業者の拠点は近くにあるかなどを聞いておくと、販売会社選びの参考になるはずです。

5.経営はしっかりしているか

コピー機を導入する際、きちんと確認しておくべきなのが、販売会社の経営状況です。経営があまりうまくいっておらず、導入した後販売会社がなくなってしまった場合、以後のメンテナンスなどの保守は受けられなくなってしまう場合があります。最悪の場合、コピー機を導入しなおさなければならないことも考えられます。
こうしたことは、現実に起こり得る問題で、事前にしっかり調べた上で、販売会社を選ぶ必要があります。販売会社の資本金の額や、証券取引所への上場の有無、社歴などを調べておくとよいでしょう。

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