24時間365日対応の電話代行・秘書代行を利用するメリット

現在は、水道やガス、電気をはじめ、通信販売や商品・サービスの相談窓口、店舗の予約受付など、いろいろな企業で24時間365日対応の電話代行・秘書代行システムを利用しています。このサービスを活用することで得られるメリットには、どんなものがあるのでしょうか。今回は、企業が24時間365日対応の電話代行・秘書代行サービスを利用するメリットについて、6つポイントを挙げて見ていきましょう。

1.収益面のメリット

現在は人々のライフスタイルも多様化し、昼夜が逆転した生活を送る人や、土日祝日しか休めない人なども大勢います。また、夜中に突然水のトラブルが発生するなども少なくありませんが、そうした人たちは、通販や修理依頼などさまざまなサービスを利用しようと電話しても、時間外で対応してもらえないということも多いでしょう。24時間365日の電話代行・秘書代行サービスを利用することで、このような人たちの需要を逃さずつかむことができます。対応時間を増やすことで、購入や契約のチャンスが増え、収益を拡大しやすくなるでしょう。既存の顧客を引き留めることはもちろん、新規の顧客を増やす機会も格段に広がります。こうした点は、24時間対応の電話代行・秘書代行の大きなメリットでしょう。

2.人件費削減のメリット

24時間365日の電話代行・秘書代行サービスを利用することは、会社の人件費を削減する上でもメリットがあります。24時間電話対応のためにスタッフを雇うとなると、複数名の人数を確保しなければなりません。さらに365日休みなしとなれば、必要な人数はかなりの数に上ります。そうした多数のスタッフを採用・教育し、さらに給料や交通費等を支払うとなると、多額のコストがかかってしまうでしょう。特に深夜の時間帯などは、特別手当などで賃金も跳ね上がります。それに比較して、電話代行・秘書代行サービスを利用すれば、こうした人件費をほぼ全てカットすることができます。求人から研修まで、全て電話代行会社が行ってくれますし、給料や各種手当を支払う必要もありません。顧客企業は、代行会社に月々の料金を支払うだけで済みます。料金も業者によっては数万円台と、格安で済む場合もありますから、コスト面でのメリットはかなり大きいと言えます。

3.顧客満足度が上がる

24時間365日、絶えずサービスと接続できるのは、顧客にとって大変なメリットです。前述のように、人々の生活様式が多様に変化している現在、夜中や早朝に商品を購入したくなったり、サービスを利用したくなることは少なくありません。そうした場合に、注文や予約の電話を入れられるのは、顧客に大きな満足を与えるでしょう。すでにこうした24時間対応のサービスは珍しくなくなっており、対応時間が限られていると、逆に顧客にストレスを与えかねません。そうすれば、企業のイメージや信頼度にも影響する可能性があります。「いつでもつながれる」という安心感は顧客満足度を上げ、企業イメージにも好影響を与えてくれるでしょう。また、プロのオペレーターの接客も、顧客満足度の向上につながります。電話代行・秘書代行サービスのオペレーターは、それぞれが研修や経験を積んだプロばかりですから、丁寧で適切な対応が望めます。最高の接客が提供でき、クレームの心配も少なく済むでしょう。

4.業務に集中できる

電話代行・秘書代行を利用する大きなメリットとして、「目の前の業務に集中できる」ということがあります。個人事業主や、社員が数名の会社の悩みとして、「業務にあたっているときは電話に出れない場合が多い」ということがあるでしょう。接客中や、大事な商談の最中であったり、修理などの作業中などには容易に電話には出られません。といって、顧客からの電話を無視することは、会社の利益はもちろん、信用にもかかわる問題です。そこで電話代行・秘書代行サービスを利用すれば、大事な電話を取り逃さず、確実に用件を聞き取ることができます。いちいち電話を気にすることなく、目の前の業務に取り組むことができるので、仕事の効率も良くなるでしょう。業務が一段落したところで、電話の内容も確認できますから、緊急の用件もタイミングを逃す心配がありません。しかも24時間365日のサービスですから、夜間に緊急の修理対応を強いられた時なども、電話に煩わされる心配がなくなります。こうした点は、かなりのメリットと言えるでしょう。

5.融通が効く

電話代行・秘書代行を利用する企業は、対応時間や様式に関してさまざまな要望を持っています。例えば、「繁忙期の間に限って受付時間を延ばしたい」とか、「求人広告が掲載されている期間のみ、土・日にも電話対応してもらいたい」といった要望や、「深夜のTVショッピングで自社商品が紹介されるため、その間の注文受付を頼みたい」などなど、ニーズはそれぞれ異なります。電話代行・秘書代行では、24時間365日対応のシステムによって、こうしたさまざまな要望に一つ一つ答えることができます。対応の方法も、注文受付やクレーム対応、商品説明や連絡・伝言サービスなど、柔軟に対応できるようになっています。このようにニーズに対し融通が利くことも、24時間対応の電話代行・秘書代行を利用するメリットの一つです。

6.負担が減る

事業主や社員の負担が減らせるというのも、24時間365日対応の電話代行・秘書代行を利用するメリットの一つでしょう。電話対応は会社業務においておろそかにできない仕事ですが、かかってくるのが重要な用件ばかりとは限りません。中には緊急性の低い用件や、クレーマーによる電話なども含まれます。しかし、どの電話が重要なものかはわからないため、全てに同じように対応せざるを得ません。夜中などにこうした電話に煩わされることは、社員にとって大きな負担となってしまうでしょう。そうした場合に24時間対応の電話代行・秘書代行サービスを活用すれば、重要な電話のみつないでもらい、緊急性の低いものはオペレーターに対応してもらうことが可能です。社員数の少ない会社などでは、大変便利なサービスであると言えます。