電話代行・秘書代行サービス利用すべき4つのケース

電話代行・秘書代行サービス活用すべき4つのケース

個人事業主や起業したてのスタートアップの場合、1人ないしは数人の社員で、複数の仕事をこなさなければなりません。その中には、もちろん電話対応も含まれます。しかし、せっかくオフィスに固定電話があっても、スタッフが少なくてかかってくる電話に対応しきれないという場合も多いでしょう。
一口に電話対応といっても、かかってくる電話の相手も用件もさまざまです。既存の顧客からの急ぎの電話であったり、新規の問い合わせの電話の場合もあります。いずれにしても、対応できないことが重なれば、重要なビジネス上の損失につながりかねません。
こうした問題を避けるために、個人事業主や士業、スタートアップなどに人気なのが、「電話代行・秘書代行サービス」です。事務所の固定電話に出られない時、自動的に電話代行サービスにつなげて、オペレーターが代わって対応してくれるというサービスですが、具体的にどのような場面で必要になるのでしょうか。いくつかのケースを見てみましょう。

1.顧客対応などで電話を取れないことが多い

個人事業主の場合、顧客対応ももちろん一人でこなさなくてはなりません。その間、かかってくる電話に出ることはできませんから、留守番電話での対応によるしかありません。普段取引のある相手であれば、オフィスに人が少ないことを知っていますから、留守番電話でも比較的不安にならないかもしれません。
しかし、新規の問い合わせなどの場合、何度かけても電話がつながらない状態が続けば、あきらめて他をあたろうと思う確率が高くなるでしょう。そうなれば、得られたはずのビジネスチャンスを、みすみす逃す結果になってしまいます。また、既存の顧客でも、重要な要件でいつまでも待たされては、信用を失う事にもなりかねません。
こうしたリスクを回避し、ビジネスチャンスを確実にものにするためには、的確な電話対応が必要になります。その点、電話代行・秘書代行サービスを利用すれば、顧客対応が長引いたとしても、かかってきた電話を逃さず繋ぐことができます。しかも、電話代行で対応するのは訓練されたオペレーターですから、丁寧な受け答えで相手の名前や電話番号、用件も聞き逃すことなくしっかり記録し、報告してもらえます。これにより、電話の主もストレスを感じることがなくなりますし、企業側も電話対応を気にすることがなくなる分、顧客に対してより丁寧に接することができますから、一層の信用アップにつながります。
このように、顧客対応に追われがちで電話を取る暇がないという場合は、電話代行サービスの利用が便利といえます。

2.外出などで席をはずしがち

営業などで事務所を留守にしがちという場合も、電話代行・秘書代行サービスの利用が望ましいケースです。個人事業主やフリーランスの人の場合、どうしても事務所を空けなくてはならない場合も多いでしょう。その際、携帯電話に大事な商用の電話が入っても、移動中や営業中などのために出ることができないということもあるはずです。相手方は、事務所の固定電話にもかけるかもしれませんが、当然本人ではなく、留守番電話での対応となります。そのようなことが度重なれば、前述のように、既存の顧客でも信用を無くしかねません。一方事務所にかかってきた見込み客の電話も、留守番電話での対応となってしまいます。用件や連絡先は残せるとは言え、相手方は失望感を感じるかも知れませんし、やはり前述のように、見切りをつけてしまう可能性もあります。
一方、電話代行サービスを利用した場合は、オペレーターによる適切な対応で、相手方も気分を損なうことなく、用件を伝えることができます。顧客側からすると、留守番電話の対応よりも、現実の人間に対応してもらう方が安心感がありますし、信頼して取引ができる相手という印象が強まるでしょう。
このように、事務所が無人になる時間が比較的多いという個人事業主やフリーランスの人であれば、電話代行サービスを積極的に利用すべきでしょう。

3.問い合わせが多く、さばききれない

近年は個人運営や、比較的小規模の会社がECサイトを立ち上げるケースが増えています。ECサイトは対面での接客の必要がないため、運営に人手がいらず、人件費を抑えられるイメージがありますが、実際は必ずしもそうとは言えません。
実は、ECサイトで買い物をするユーザーには、WEBページ上で商品をチェックし、電話でその商品について問い合わせてから、そのまま注文まで行うという人が少なくありません。商品が高額であったり、専門性の高い品物である場合、ユーザーとしては、しっかりと説明を聞いたうえで、購入の判断をしたいと思うものです。また、ネット上でクレジットカードの情報を入力することに、抵抗があるという場合もあります。
しかし、限られた人数で電話対応をしなければならない場合、問い合わせ件数が増えるほど、対応できない電話が多くなってしまいます。ユーザーとしては、せっかく問い合わせ先の番号に電話しても、つながらなかったり、留守番電話のそっけない対応であれば、失望感を感じるかもしれません。ユーザーへの対応を誤れば、サイト全体のイメージにも影響します。とは言え、電話対応のためのスタッフを雇う余裕はないという会社も多いでしょう。
このような場合、電話代行サービスを利用すれば、オペレーターの丁寧な対応によってユーザーの不安やストレスを和らげることができますから、サイトのイメージダウンを避けられます。こうしたケースも、電話代行・秘書代行サービスを活用すべき例の一つでしょう。

4.名刺に携帯電話の記載しかない

起業したてであったり、これまで携帯電話だけで顧客とやり取りしてきたという会社の場合、固定電話を設置する必要性を感じないということもあるかもしれません。しかし、固定電話の存在は、顧客にとってその会社の信用性を計る、重要な物差しとなっています。
名刺に携帯電話の番号しか記載がなかった場合、新規顧客として見込み客にアプローチしても、相手側としては、比較的信頼感を感じにくく、結果的にビジネスチャンスを逃すケースも出てくるでしょう。
一方、多くの電話代行サービスでは、ビジネス用の固定電話番号をセットで貸し出すサービスも行われています。今まで携帯電話のみで仕事をしていた人でも、固定電話の番号が手に入りますから、顧客への信頼度も格段に上がります。実際に電話を引く必要はないので、余計な手間もかかりませんし、オペレーターによる電話代行も受けられます。こうしたケースも、電話代行サービスの活用が便利になる例と言えるでしょう。