電話代行・秘書代行会社を選ぶ６つの比較ポイント

６つの電話代行・秘書代行会社を選ぶ比較ポイント

営業回りで忙しくて電話が取れない方、事務所を留守にしがちな個人事業主の方、電話に邪魔されず集中して制作活動をしたい方、電話対応の為だけに従業員を雇用するのは勿体ないと感じられるのであれば、電話代行・秘書代行会社の利用を検討されてはいかがでしょうか。電話代行・秘書代行会社を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報を比較してまとめてみましたので、是非、参考にしてください。

ポイント１：対応範囲

電話代行・秘書代行会社では、まず初めに依頼者の情報や要望をもとにマニュアルを作成して電話対応をしてくれますが、その対応は代行会社によって様々です。事業所別や担当者別に応じて電話入電時の文言を使い分けてくれたり、特別な顧客や取引先に対しては、予め指定した内容で個別対応などもしてくれる代行会社もあります。また、勧誘電話やセールス電話などへは、事前に必要の無い業種を通知しておくことで断りの対応なども行ってくれる代行会社もあります。電話代行・秘書代行会社に依頼する際には、どのくらいの範囲まで対応してくれるのかを確認し、対応範囲の比較をすることをお勧めします。

ポイント２：料金設定

電話代行・秘書代行会社の料金設定は代行会社によって様々です。決まった月間入電件数までは基本料金に含まれており、それを超えると１件につき課金となる業者もあれば、１件毎に従量課金となる業者もあります。また、オプション料金では、個別に指定した顧客や取引先への個別対応、電話取次や電話転送サービス、不要な入電への個別対応など、細かく料金設定がされています。現状の入電状況や要望を把握して、現状に置き換えて料金を比較するようにすると良いでしょう。また、電話代行・秘書代行会社によっては、お試し期間として期間限定の無料サービスなどを展開している会社も多数ありますので、実際に利用して使い勝手や利便性を比較されるのも良いでしょう。

ポイント３：スタッフの質や対応

電話代行・秘書代行は、貴社に代わって電話の応対をしてくれます。そのためコールスタッフには、それに相応しい対応や姿勢が必要と言えます。お客様からの入電に対応が悪く、お客様を怒らしてしまうようでは代行会社を利用している意味がありません。電話代行・秘書代行会社には、コールスタッフ用のマニュアルや教育・研修制度などを用意してコールスタッフの品質向上に努めている会社もあります。代行会社に依頼する際には、会社のコールスタッフへの教育や指導方法などを比較して電話代行・秘書代行会社を選ぶのが良いでしょう。

ポイント４：対応報告

依頼者宛てに入電があった際の電話代行・秘書代行会社からの報告方法も事前に比較、確認しておきましょう。今では殆どの代行会社が、入電の都度にメールで対応報告を送ってくれますが、入電者からの要望により急を要する場合には電話連絡をしてくれたり、貴社の社員ごとに個別に連絡先メールアドレスの変更をしてくれる代行業者もあります。また、WEB上に専用ページが用意されており、PCやスマートフォンからいつでも履歴の閲覧することが可能な代行会社もあります。代行会社によって対応報告方法は様々ですので、報告方法を比較し、貴社の立場になって対応報告をしてくれる会社かどうかも電話代行・秘書代行会社を選ぶ際の重要なポイントです。

ポイント５：取次サービス

電話代行・秘書代行会社が行っているサービスの一つに、電話取次サービスがあります。代行会社に入電した電話を内線電話のように依頼者に電話を取り次いでくれるので、電話を切ることなく入電者と話ができるというものです。大事な取引先様からの電話や急を要する電話の際には、非常に便利なサービスですので、電話代行・秘書代行会社を選ぶ際には、取次サービスを行っているかどうかを確認して決めるのも良いでしょう。ただし、取り次ぎサービスによって、電話代行・秘書代行会社から電話を転送されてきた場合には、転送にかかる通話料金が別途発生することになるので注意が必要です。

ポイント６：複数の電話応対

会社によっては、営業所や部署などによって幾つもの電話番号を保有していたり、複数の店舗を運営している場合に番号がそれぞれ異なるケースもあります。そういった場合、入電した電話番号に応じて、受付時の文言を使い分けて電話に出る必要があります。営業所や部署、店舗ごとにそれぞれに合った対応をしてくれるか電話代行業者・秘書代行業者に確認し、対応策等を比較して決めるとよいでしょう。

ポイント７：その他のポイント

電話代行・秘書代行業者を選ぶ際には、営業時間外、休日、年末年始やお盆などの長期休暇時の対応、営業電話や間違い電話がコール件数としてカウントされるかどうか、対応するスタッフが何人いるかどうか、など細かい部分にまで、貴社の要望に柔軟に対応が可能かどうかを事前に比較、確認することが必要です。

電話代行・秘書代行会社を選ぶポイントとして、
① 対応範囲
② 料金設定
③ スタッフの質や対応
④ 対応報告
⑤ 取次サービス
⑥ 複数の電話応対
⑦ その他のポイント
という７つのポイントを紹介しました。
電話代行・秘書代行会社は、インバウントのコールセンターとは違い、細かく個別設定が出来る会社が多く存在していますので、現在の入電状況などを踏まえて対応範囲や料金設定などを比較しながら代行会社を選んでください。